事務代行サービス!事務作業外注の料金相場やおすすめの会社

事務代行サービス!事務作業外注の料金相場やおすすめの会社

「事務作業を外注することで、現場の生産性を上げたい」
「事務員を雇うと人件費がかかるので、忙しい時期のみ人手がほしい」

そんな思いを抱く経営者は多いのではないでしょうか。膨大な量の事務作業を効率的にさばきたいなら、事務代行サービスがおすすめです。

事務作業は仕事状況や時期によって作業量が増減することがほとんどです。事務員を正社員で雇うと、作業量に対して人件費が割高になってしまうことが少なくありません。

また、せっかく教育しても配偶者の転勤や出産・育児などで退職してしまうこともあるでしょう。アウトソーシングサービスを効果的に活用すれば、採用や教育、労務トラブルなど人に関する問題を抱えることなく、現場の生産性アップを実現できます。

事務代行サービスの活用によって、コストが3分の1に削減できたという事例もあります。

今回は、事務代行サービスの主な仕事内容、メリット・デメリット、料金相場について解説します。おすすめの事務代行サービスも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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事務代行とは


事務代行とは、バックオフィス業務を外注で依頼できるサービスです。

単純作業を一括して依頼することで、適切な人材が適切な仕事を担う効率的な仕事の進め方が実現します。

事務代行で依頼できる仕事内容は多岐に渡り、ファイリング業務やデータ入力といった単純作業の他、資料作成やリサーチ業務、翻訳業務など専門スキルが必要とされる作業を依頼できることもあります。

社長や役員が事務作業を行なっていると、

「なんで俺がやっているだろう・・」

とイライラがたまってきますし、重要な業務の質の低下へに繋がったります。

たまった業務のしわ寄せが顧客のクレームとして現れることも。

これはどの企業にも潜むリスクです。

効果的に事務代行サービスを活用すれば、コスト削減や生産性の向上を実現できるでしょう。

事務代行サービスが行う仕事・業務内容

まず、事務代行サービスで依頼できる仕事・業務内容について例をあげて解説していきます。

事務代行サービスで依頼できる仕事内容は会社によっても異なります。

また、継続依頼かスポット依頼かなど、依頼方法にも違いがあります。

事務代行サービスの会社ごとの違いについては後述するので、そちらも参考にしてみてください。

事務代行の主な仕事①資料作成

事務代行サービスに依頼できる代表的な仕事に、資料作成があります。

事務代行サービスに依頼できるのはせいぜい単純作業ぐらいだろうと考えている経営者も少なくありません。

もちろんデータ入力や名刺入力といった単純作業も依頼できます。

しかし、専門分野に関するリサーチ業務や翻訳業務、顧客への提案書作成などスキルが必要とされる資料作成でも事務代行サービスに依頼することが可能です。

事務代行サービスの会社には様々な人材が在籍しており、コンサルタント会社勤務経験者や大手営業事務職の経験者などもいます。

そのため、事務代行サービスを利用したところ想像以上に依頼できる内容が多く、現場の生産性が大きく向上した企業もあります。専門性の高い資料が完成し、顧客サービスの品質が上がったという事例も。

一方で、依頼の仕方が明瞭でないと、思った通りの資料が完成しないというケースもあります。社員の指示能力の育成も含め、資料作成の依頼を検討する必要があります。

 

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事務代行の主な仕事②メール対応

事務代行サービスでメール対応を依頼することもできます。

仕事では毎日膨大な量のメールがやり取りされます。正社員がメールの文章の作成に使っている時間を考えてみたことはあるでしょうか。

IT Leadersが実施したメールの送受信件数に関するアンケートでは、1日の送受信量は「10件以上30件未満」が最も多く、45%を占めていました。

仮に1通のメール作成に5分かかるとすると、1日50分から2時間半もの時間をメールの送受信に費やしていることになります。

事務代行サービスを活用すれば、メールの送受信にかかるコストを大幅にカットできる可能性があります。

中には英語のメールを翻訳し、英語の返信文を作成し対応してくれるというサービスも。海外とのやり取りが発生するなら、事務代行サービスを活用することで取引がスムーズに進むかもしれません。

事務代行の主な仕事③経理

記帳代行や領収書の整理、クラウドツールの導入など経理に関する業務も依頼できます。

経理は専門知識が必要な分野なので、せっかく育てた人材が退職してしまうと会社にとっては大きな打撃です。引継ぎがうまくできず、ずさんな経理事務を税務調査で指摘されてしまうことも。

その点、事務代行サービスに経理業務を依頼すれば人材育成や退職リスクに悩むことがありません。税理士事務所の経験者が事務代行サービス会社に在籍していることもあり、高品質の納品も期待できます。

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事務代行の主な仕事④人事

人事の仕事には採用事務や給与計算などがあります。採用事務や給与計算は外注するイメージがあまりなかもしれませんが、外注することで様々なメリットがあります。

特に給与計算は経理業務と同じぐらい専門知識が必要で、なおかつデリケートな業務です。

万一給与計算に誤りがあった場合、会社として責任を追及されたり労務トラブルに発展してしまったりするケースもあります。

トラブルを未然に防ぐには、いっそ事務代行サービスに依頼するという手があります。外注することで給与計算の品質を高め、社員と直接トラブルになる可能性も低くなるでしょう。

事務代行の主な仕事⑤Webサイト運用


最近ではWebマーケティングの重要性が増しています。

しかし、Web検索から顧客を獲得しようとすると情報発信を常に継続しなければなりません。クラウドソーシングを活用してみても、ライターへの発注業務や締切管理でかえって業務が増えてしまうということもあります。

事務代行サービスでは、WebサイトやSNS、ECサイトの運用はもちろん、クラウドソーシングの管理も一任できます。

事務代行サービス会社は様々な人材を抱えているため、Webマーケティング経験者に依頼できる可能性も。費用対効果で考えると、自社で運営するよりメリットが大きいといえるでしょう。

事務代行サービスに外注するメリット

事務代行サービスに依頼するメリットは、主に生産性向上とコスト削減の2つです。それぞれのメリットについて、事例を紹介しながら詳しく解説していきます。

事務代行サービスのメリット①現場の生産性向上

A社では事務代行サービスを活用することで社員の意識改革に成功し、現場の生産性が大きく向上したといいます。

A社は社員がルーチンをこなすだけで満足してしまっていること、ある社員が休みをとった時に他の社員がフォローできる体制になっていないことに悩んでいました。そこで、思い切って外注の可能性も含めて「本当に自分たちでなければできない仕事か」を再検討。

営業資料のブラッシュアップやリサーチ業務など数多くの業務を事務代行サービスに依頼しました。結果は大成功で、依頼内容の指示やチェックに時間を使うようになったことから社員のリーダーシップが自然に育つようになりました。

ルーチンに追われなくなった社員が自ら研修やセミナーに参加することで、現場改善が進み好循環が続いているといいます。このように、事務代行サービスを効果的に活用すれば現場の生産性は大きく改善します。

A社の事例の詳細はこちら

事務代行サービスのメリット②コスト削減

B社は事務代行サービスを活用することで、コストを3分の1に抑えることに成功しました。

B社では、業務に関する海外の最新情報をリサーチするのに時間がかかっていました。クラウドソーシングを活用するも優秀な人材の確保に苦労し、思うような成果が得られなかったといいます。

そんな時、事務代行サービスを知って早速依頼。詳細な指示を出さずともゴールを示せば納得のリサーチ結果を報告してくれる品質の高さに感動したといいます。雑務から解放されることでコストを3分の1に抑えることに成功しました。

B社の事例の詳細はこちら

事務代行サービスに外注するデメリット

メリットの多い事務代行サービスですが、デメリットもあります。事務代行サービスを本気で有効活用したいなら、デメリットも踏まえて自社に合った事務代行サービス会社を探すことが大切です。

事務代行サービスのデメリット①導入までの初期コストがかかる

事務代行サービスを導入してすぐに成果が上がる会社もありますが、多くの会社では一定の初期コストがかかっています。それは、依頼できる業務の切り分けや選別といった作業です。

この作業を後回しにした結果、いつまでも非効率なやり方が続いているケースは数多くあります。最初に一定の時間を確保して、現場の社員を巻き込んで業務改善を検討することが大切です。

この作業をおろそかにした場合、事務代行サービスを導入しても思ったような成果が得られないことがあります。

事務代行サービスのデメリット②社員の能力がなければ成果は上がらない


事務代行サービスを使いこなすには、社員に一定の能力が求められます。たとえば、依頼すべき業務を選別しゴールを示して依頼する指示能力。意思疎通ができていないと、納品物に対して納得できなかったり、かえって時間がかかってしまったりといった事態が発生します。

また、事務代行サービスの多くはオンラインで業務を依頼します。そのため、ビジネスチャットなどを社員が使いこなせるかどうかも重要です。

事務代行サービスの料金相場

事務代行サービスの料金体系は、1カ月ごとに時間・料金が設定されていることが一般的です。たとえば、1カ月20時間なら5万円、30時間なら7万円、50時間なら10万円といった稼働時間に応じた定額料金が設定されています。

時給換算すると2000円から2500円となり、高く感じる人もいるかもしれません。しかし、社員を雇う場合は採用コストや引継ぎコスト、育成コストなど様々なコストが発生します。品質にもバラツキがあり、バックオフィス業務の品質の低下は現場の生産性にも影響を及ぼすことがあります。

こういった点を踏まえると、パート社員の時給と比較することはできません。業務品質や目に見えないコストも踏まえ、総合的に判断することが大切です。

おすすめの事務外注、アウトソーシング会社

最後におすすめの事務代行サービス会社3つ紹介します。それぞれの特徴も踏まえて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

おすすめの事務代行サービス①フジ子さん:オンラインで安く対応

格安プランが用意されているなどリーズナブルな価格設定が魅力の事務代行サービス会社です。

1カ月の稼働時間が増えるほど料金がお得になるため、大量の業務を依頼したい会社に向いている事務代行サービスです。プランによっては時給換算で1390円までコストを抑えられます。

継続率90%という実績からも導入企業の満足度がうかがえます。1週間2時間の無料トライアルがあるため、初めて事務代行サービスを活用するという会社も安心して利用できます。

フジ子さんの公式サイトこちらから

おすすめの事務代行サービス②YPP:スポット業務の依頼に最適

臨機応変な依頼の仕方ができることが魅力の事務代行サービス会社です。年に一度の繁忙期や正社員を雇うまでのつなぎなど、必要な時だけ依頼することも可能です。チームで対応するため、業務の引継ぎがスムーズで退職リスクに怯える必要がありません。

ただし、YPPではチームメンバーの採用や面接で5万円から15万円の初期コストが発生します。導入前には導入効果と初期コストを踏まえてよく検討することが大切です。

YPPへのお問い合わせはこちら

おすすめの事務代行サービス③HELP YOU:大手で実績豊富

優秀な社員が数多く在籍し、高品質な納品で有名な事務代行サービス会社です。大企業での勤務経験者や専門スキルを持つ社員がおり、依頼内容に応じた社員を専属ディレクターが手配してくれます。

依頼した内容をただこなすだけでなく、改善提案があることが満足度・継続率の高さにつながっています。HELP YOUの採用率はなんと1%。その数字からも社員のスキルの高さがうかがえます。

品質にこだわって事務代行サービス会社を選びたい人におすすめの会社です。HELP YOUの公式サイト

まとめ


事務代行サービスの特徴やメリット・デメリットを解説しました。事務代行サービスを活用すれば、生産性向上やコスト削減といった様々な効果が得られます。

ある業務を特定の社員だけが担っている状態は、会社にとってリスクでしかありません。切り分けられる業務を明確にして事務代行サービス会社に依頼することで、退職リスクを低減し品質を担保することができます。

事務代行サービスを有効活用すれば、事業の発展や会社としてのリスクヘッジが実現できるでしょう。

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