雑務とはどんな意味?失礼って本当?使い方をご紹介

雑務とはどんな意味?失礼って本当?使い方をご紹介

雑務とは、「誰にでもできる、でも誰かがやらなければならない必要業務」です。

そして、雑務を頼まれると

「なんで私がやらないといけないんだろう・・」

と思う方も多いと思います。

そして、一般的に雑務といえば「新人の仕事」「下っ端の仕事」のように思われがち。

 

ですが、このように雑務を軽視するのは失礼ですし、何よりとてももったいないこと。

取り組み方ひとつで自分の業績アップにつながるスキルを身につけられるのもまた雑務なのです。

 

ここでは、

  • 雑務とは具体的にどのような意味でどの業務を指すのか
  • 雑務をすることによるメリットとデメリット
  • 雑務に追われる企業はどのような工夫で雑務を減らせるのか

などに着目してお話します。

少数精鋭企業の場合に起こりがちな雑務への対応策として、外注できるサービスとして「オンラインアシスタント」を紹介していますので、よければサービスについても検討してみてくださいね。

【関連記事】

オンラインアシスタントサービスとは?料金やおすすめの会社、メリット、選び方など徹底解説

雑務とは?どんな意味なの?

weblio辞書によると、雑務とは「 主たる仕事以外の)細かい雑多仕事」と定義されています。

 

一般的には「誰かがしなければいけないけど誰がやっても良い業務」を意味して雑務と呼んでおり、コピーや資料作成、お茶出しなどを指します。

 

どの仕事を雑務に分類するかは企業毎に異なります。

基本的には、専門性の高い職員に雑務をさせることが合理的でないことから、新入社員や専門職でない職員が担当する場合が多く見られます。

雑務って呼び方は失礼?

私の好きな言葉に、「雑草という草はない」という昭和天皇のお言葉があります。

人が雑草と呼ぶ植物には、きちんとひとつずつ名前があり、それぞれの生態があることを示しています。

 

同じように、雑務とはあくまで数ある仕事を総称するもので、何かひとつの業務を指す言葉ではありません。

それぞれひとつずつの仕事は、快適な職場環境に寄与したり業務を円滑に回すための潤滑油になる大切なものです。

 

とは言え、「掃除担当」「コピー担当」という名前を付けるのは少し行き過ぎですね。

やはり、雑務として括ることは便宜上必要でしょう。

 

だからといって、雑務を軽視する使い方をするのは失礼です。「誰でもできる仕事ばかり」「雑務しかさせてもらえない」と自分を卑下するのも、その仕事内容を軽視することになります。

 

誰も雑務をしない職場では、清潔感が損なわれたり、来客へのもてなしがおろそかになったりします。

たかが雑務と軽んじることは大変リスキーな考え方なのです。

雑務の例・使い方

雑務には、多くの業務が包括されています。代表的な雑務としては、掃除、ごみ捨てなどの社内環境整備。また、来客へのお茶出しや資料作成等も雑務の一例ですね。

 

大きな会社では、各部署に発生する雑務に対応する為、専用セクションとして「庶務課」を設けているところもあります。ここでは、実際に会社で見られる雑務の例を一部具体的に紹介します。

掃除、ごみ捨て、電球替えなどの社内環境整備

社内の掃除・ごみ捨てなどが行われない汚い職場は、お客様をお迎えする準備が出来ているとは言えません。

また、電球が切れかかってチカチカしていたり、椅子がグラグラと壊れそうな状態では落ち着いて仕事なんてできませんよね。

 

こういった社内環境整備担当として、清掃員を雇ったり、備品整備担当として営繕業務員を配置しているところもあります。しかし、中小企業や従業員数の少ない会社では、こういった社内環境整備業務も職員の仕事となります。

電話の一時対応・FAXの振り分け

かかってきた電話を担当者につないだり、FAXを担当者にごとに振り分ける業務です。

 

「どの部署に誰がいて、どのような案件を抱えているか」がわかっていないと、振り分けに時間を取られたり、別の部署に電話をつないでしまうこともあります。

資料作成

会議などで使う資料の作成も、手と時間を取る雑務の一つです。必要になる資料数分、コピー、並べ替え、ホチキス留めなどを行います。

 

資料作成の場合、長い時間コピー機を占領することになります。コピー機を使いたい他の人がいれば手を止めて交代する必要もあり、結果的に多くの時間が取られてしまいます。

備品の在庫数の確認と発注

コピー用紙、インクのトナー、お茶の葉、申請用紙など、業務上必要になる備品を管理・発注します。

 

備品が足りなくなれば、「コピーができない」「申請者の書く紙がなく、窓口で待たせてしまった」など、業務を止めたり、お客様に迷惑をかけてしまうことになります。

来客へのお茶出し

来客へのお茶出しも代表的な雑務と言えるでしょう。一言で「お茶出し」といっても、お茶のおいしい淹れ方、お出しするタイミングと順番、2杯目をお出しする場合など、押さえておくべきポイントはたくさんあります。

 

また会議でのお茶出しであれば、会議の邪魔にならないタイミングでお出しできるよう、全体の進行を把握しておくことも大切だったりと、実は奥が深いのです。

 

会議や来客時のお茶出しマナー!順番やタイミングなどよくある14個の疑問

雑務を行うメリット

雑務は、誰でもできる仕事であることから多くは新入社員に振られがちです。新入社員が「雑務しかさせてもらえない!」と肩を落としている姿もよく見られますね。

 

ですが、たかが雑務と侮ってはいけません。雑務の中には、ビジネススキルの基礎になるものも多く、取り組み方一つでその後の業務のやりやすさが変わってきます。

 

その後の業務にプラスに働く、雑務のメリット。どのようなものがあるのか見てみましょう。

効率よく仕事をする訓練になる

基本的に雑務は時間をかけて行うものではありません。

 

「効率よく終わらせるための工夫」をすることは、自分の中心業務を効率良く進める訓練になります。スキマ時間をうまく使う、自分の業務のついでに終わらせる癖をつけるのも良いですね。

 

また、雑務は「完了条件」がしっかりと見えている業務。タスク分解を練習するのにも向いています。タスク分解能力は、自分の業務を効率良く進める上でも重要な能力です。

 

雑務に取り組む時には漫然と取り組むのではなく、「効率」や「タスク分解」も意識できると自分の能力向上に繋がります。

社内の情報を知ることができる

雑務を進んで行う人は、しない人と比べて社内の状況把握がしっかりできるチャンスに恵まれます。

 

例えば、FAXの振り分けでは、FAX内容を見ることで「誰が」「どの案件を抱えていて」「進捗はどの程度か」を知ることができるのです。

 

社内の情報を知っていれば、自分が困ったときに相談するべき相手がわかります。

 

「あの人は今日忙しそうだったから、別の人に聞いてみよう」とか、「いま自分が抱えている案件が○○さんの案件と関連しそうだから、ちょっと相談してみよう」とか、自分の作業だけに集中する人には持てない視点を持つことができるのです。

気分転換になる

自分の業務に行き詰まった時、気分転換に雑務を行うのは良いリフレッシュ方法でといえるでしょう。

 

「30分だけ掃除をしよう!」と目標を立てて取り組むことで、「業務時間を組み立てて達成する」ことができます。

 

雑務を中心業務の中に入れ込むことで、メリハリをつけた業務時間が過ごせるのです。

雑務を行うデメリット

雑務には、職員のスキルアップや気分転換ができる点がメリットとしてある反面、十分に成熟した職員環境にあっては業務時間を奪うデメリットが存在します。

 

また、雑務として括られる業務には担当者がいないケースが多く、その時対応した職員のスキルによっては十分な業務結果が残せない場合があります。

 

雑務を行うデメリットについて具体的に見ていきましょう。

専門職域に当てる時間を奪う

経験年数の長い職員や専門職員が多い職場では、雑務をする時間があれば自分の専門業務を進めたほうがいい場合があります。

 

デザインが得意な人には「デザインするための時間」を、プログラミングが得意な人には「プログラミングの時間」をと考えるのは実に合理的です。

 

専門職が多い職場では、雑務に充てるための時間がもったいないという状況も考えられるのです。

「不得意分野の雑務」で会社の信頼を損なうことも

雑務に含まれる業務が多いと、不得意分野の雑務に対応しなければならないケースも起こってきます。

 

例えば、「電話応対が苦手な人」が電話の一次対応をしなければならない場合を考えてみましょう。

 

電話の一時対応では、「何時頃に」「○○社の誰が」「○○部○○課の誰に」「どのような要件で」電話をかけてきたのかを聞く必要があります。折り返しが必要な場合には、先方の電話番号や何時ごろの折り返しが良いかご予定を聞いておく必要もありますね。

 

電話応対が苦手な場合、電話口の相手の名前を聞き間違える、折り返し電話番号を聞き忘れるなど電話の取次ミスが発生する可能性があります。

 

このような「うっかり」が積み重なることで、会社自体の信頼度が下がってしまう可能性もあります。

雑務の時間を減らす方法

雑務の時間を減らすには、2つの切り口があります。ひとつは、雑務を効率化すること。もうひとつは、「担当不在」の業務を減らすことです。

 

雑務を効率化するためには、通常業務に入れ込んで職員各自の効率化に任せたり、マニュアル化して組織的に効率化する方法があります。

通常業務に入れ込む

雑務を通常業務に入れ込むことで担当制にし、効率化は職員各自に取り組んでもらいます。

 

この方法は例えば社内清掃業務などで使える方法で、日替わり、週替わりなどで順番に担当することで「自分ばかり雑務を押し付けられる」といった不満も生まれにくくなります。

マニュアル化する

雑務をマニュアル化して組織的に効率化する方法です。例えば備品の在庫確認をマニュアル化する場合を見てみましょう。

 

  • 備品の最後のひとつを使った人を発注担当とする
  • 担当は、不足しそうな備品が他にないか部署内で確認する
  • 不足分を指定通販サイトで注文する
  • 注文画面のスクショを経理担当に提出する

 

このように、雑務ひとつひとつをマニュアル化することで、明確な担当を設けなくてもスムーズに雑務を行うことができます。

 

また、マニュアル化する際に「不要なタスクがないか」を洗い出すこともできるので、組織的な効率化も図れます。

外注する

 

雑務とは「担当不在業務」ですから、きちんと担当を決めることで雑務自体を減らすことが可能です。自社で秘書や庶務課を設ける人員が取れない場合には、オンラインアシスタントを利用して雑務担当を社外に作ってしまう方法があります。

 

オンラインアシスタント「フジ子さん」では、電話の一次応対、備品の購入、経理に至るまで、依頼すれば多くの業務に対応してくれます。

 

また、オンラインアシスタントの中ではリーズナブルで、月30時間稼働で時給2300円程度と業界トップクラスのコストパフォーマンスを誇ります。一週間の無料トライアル利用ができるので、気になればまずはお試しできるのも良いですね。

 

フジ子さんはこちらから

 

まとめ

雑務とは、「誰でも出来るけど誰かがやらなければならない大切な業務」の総称です。円滑に業務が進められるためには、雑務部分の業務が滞りなく行われている必要があります。

 

しかし、「雑務を行うこと」は職員のスキルアップというメリットがある反面、専門職域の業務を圧迫するというデメリットも併せ持っており、少数精鋭の会社であればあるほど雑務に取られる時間がもったいないというのが本音でしょう。

 

雑務で業務を圧迫されている現状があるのなら、それは業務効率化のチャンスかもしれません。通常業務を見直したり、マニュアル化できるものがないか見直す他にも、社外に雑務を外注してしまう方法もあります。

 

自分の会社に適した業務効率化ができれば、職員のパフォーマンスを十分に生かすことも可能です。ぜひ一度、いろんな切り口で雑務を見直してみてくださいね。

バックオフィス系カテゴリの最新記事