書類仕事は「書類作成代行」で！アウトソーシングで働き方改革しよう

「業務が忙しくて書類を作る時間がない！」「キーボード入力が苦手で書類作成に時間がかかる！」このような悩みを持つ人を助けてくれるのが、「書類作成代行」サービスです。

書類作成代行サービスに頼むことを検討してみるもの料金やサービス内容がまちまちでよくわからいですよね。

ここでは、書類作成代行にアウトソーシングするメリットとデメリット、自分のニーズにマッチする業者の選定ポイントとオススメの書類作成代行業者をご紹介します。

料金の安さで選ぶならフジ子さん、質の高さで選ぶのであればアイスタッフがおすすめです。

書類作成代行とは

書類作成代行とは、書類作成が苦手・書類作成に割く時間がない等事情のあるクライアントに代わり、必要な書類を作って納品してくれる業者のことです。

ですから、クライアントは企業に限ったことではなく、「パソコンを持っていない町内会長さん」「仕事とPTAの両立で忙しいワーママ」など多くのクライアントが存在しています。

書類作成代行サービスを利用する場合、個人利用者向けの代行業者もいるため自社に合った業者を見つける必要があります。

書類作成代行に外注、依頼するメリット

書類作成代行サービスとは、クライアントが行うはずだった書類作成業務を業者に外注（アウトソーシング）するもの。このサービスをうまく使うことで、業務の効率化だけでなく、様々な効が期待できます。

書類作成代行サービスを利用することのメリットについて見てみましょう。

業務の中心作業に集中できる

「働き方改革」でも取り上げられている、「中心作業への集中」がまず第一のメリットです。

書類作成は、パソコンに不慣れな人が行うととても時間を取られる作業。自分が苦手だから部下にやらせる、というシチュエーションもよく見られますね。

新人の多い職場であれば、専門性の高い人間が中心作業、新任でまだ専門性のない人間に書類作成と分担作業することもできます。

しかし少数精鋭の企業においては、全員が高い専門性を持っています。「書類作成に取られる時間を自分の業務に当てたい！」という状況が起こってしまいます。

書類作成を代行業者にアウトソーシングすれば、専門性の高い人間を中心作業に集中させてあげることができ、従業員全体のパフォーマンスが向上します。

書類作成のために人員を雇わなくて良い

書類作成を自社職員で賄おうとすると、専門性の高い職員に兼務してもらって生産性を下げるか、事務員や秘書を新たに雇うことになります。

ですが、書類作成代行サービスであれば、職員を一人雇用する場合と比べ安価に利用することができます。事務員を雇用した場合、派遣社員を雇った場合、書類作成代行に依頼した場合で平均的な費用を比較してみましょう。

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また、働き方改革の側面から見ても、自社社員の業務効率が上がるため、残業手当が減るなど人件費的なメリットも存在します。

わかりやすいレイアウトで見る人に優しい書類を作ってくれる

書類作成代行業者は、デジタル書類を作るプロです。自分ではうまく組み立てられなかったデータ書類に関しても、こちらの意図が伝わるよう、見る人にわかりやすい書類を作ってくれます。

書類作成が苦手な人が半日かけて作った書類より、書類作成代行業者に依頼した書類の方が見る人に情報が伝わりやすいのです。

書類作成代行に外注、依頼するデメリット

従業員の労働環境をよくしてくれそうな書類作成代行サービスですが、気をつけなければならないのがデメリット部分。きちんとリスクを知って使わなければ、思わぬところで「こんなはずじゃなかった！」となるかもしれません。

書類作成代行に潜むデメリットと、その確認方法を見てみましょう。

情報漏えいリスクがある

書類作成代行サービスを利用するうえで一番のデメリットは、「情報漏えいリスクを抱える」ことです。

書類作成代行の場合、書類を作るための資料やデータも一緒に代行業者に渡されます。悪質な業者となると、ノートパソコンで屋外に持ち出したりUSBにデータを保管したり、パブリックなパソコンにデータを残してしまう可能性も考えられます。

情報についての取り扱いについては、万が一が起きてはいけません。情報の取り扱いについてはきちんとルールを定め契約書を交わしておく、などトラブルを起こさない工夫が必要となります。

もらった書類を活用できない可能性も

自社業務を書類作成代行業者にアウトソーシングした場合、自社社員の「書類作成スキル」がいつまでも上がらない可能性があります。例として、「書類は代行スタッフに任せっきり、自分の業務のみ行っていた」という場合について考えてみましょう。

例えば「この書類のデータをもとに新しい企画書出して」と言われた場合。そこに書かれているデータは使えても、計算式の知識がなければどのようにそのデータを活用すればいいのかわかりませんよね。

このように、書類作成代行サービスにおんぶに抱っこでは応用力どころか基礎力も育ちません。せっかく作ってもらった書類をデータとして生かせない可能性があるのです。

こういったケースを起こさないためには、自社社員が書類作成代行業者と必要時に連携できる、自社社員が書類作成代行業者のスキルを教わることができる環境に整えておく必要があります。

おすすめの書類作成代行、アウトソーシング業者

書類作成代行と検索すると、「書類作成代行」だけにフォーカスした業者が数多く見つかります。でもこれらの業者の中には個人向け業者も多く存在し、「コスパはいいものの秘密保持契約がどのようになっているかが不透明でわかりにくい」というケースも見られています。

企業として書類作成代行業者と契約するのなら、秘密保持契約をしっかりと結びたいもの。また、企業の仕事は「手が足りない」ところが流動的に発生しますので、それらをサポートしてくれるような包括的な業者の方が望ましいでしょう。

書類作成を企業がアウトソーシングする場合、書類作成代行の専門業者に頼むより、オンラインアシスタントに頼んだ方が汎用性も高くおすすめです。

オンラインアシスタントなら、契約時間、契約人員の範囲であれば様々な業務に対応してくれます。つまり、書類作成代行に限らず「備品の発注」「電話の一時応対」「経理」など細々とした業務も依頼できるのです。

フジ子さん：コスパ高めのアシスタント

「フジ子さん」は、オンラインアシスタントの中でも特にリーズナブルで気軽に試すことができると話題のオンラインアシスタントです。

オフライン業務対応もできるのに、月160時間フルタイム稼働での時給は1390円程度とコストパフォーマンスは業界トップクラス。これは、「自社社員を雇い社会保険を掛けた場合」と比較すると時給1100円で社員を雇用したときと同程度のコストとなります。

また、電話応対や業務依頼した際の対応も丁寧と評判で、クライアントからの満足度も高く一年以上継続率は90％にも上っています。

1週間の契約期間中に2時間まで、無料で利用できるトライアル期間も準備されています。気になればまずはお試ししてみるのも良いですね。

フジ子さんはこちらから

I-STAFF（アイスタッフ）：質の高いアシスタントが魅力 

質の高い電話応対や、確実性の高い業務遂行、万全の情報漏えい対策を求めるならI-STAFF（アイスタッフ）がおすすめです。

アイスタッフ最大の特徴として、意識の高いサービスと質の高いアシスタントが挙げられます。

アイスタッフでは、質の高いアシスタントを雇用するためにいくつもの採用プロセスを用意しており、雇用されるアシスタントは応募のうちわずか１％程度。各専門業務について複数のテストを合格したアシスタントのみが各業務にあたります。

また、

• 「個人情報」や「社内機密情報」が含まれる業務の場合オフライン業務として社内勤務スタッフが対応する
• 外部記録媒体の持ち込み禁止
• お客様情報を取り扱う端末は最新のセキュリティソフトを導入する

等の情報漏えい対策もしっかりと行われており、企業をサポートするパートナーとしての意識が高く、安心して依頼できるという特徴があります。

アイスタッフはこちらから

シューマツワーカー：自社社員の育成を考えるなら 

将来的に自社スタッフがスムーズに書類作成できるようにと考えているのなら、文書作成のノウハウを伝達してくれるような代行業者に依頼するのがよいでしょう。

シューマツワーカーでは、様々なプロフェッショナルが副業としてクライアント企業の業務をサポートしてくれます。契約時に依頼しておけば、書類作成の実務業務だけでなく、書類を作る上でのノウハウも自社社員に伝達してくれます。

シューマツワーカー

まとめ

インターネットが普及し、書類作成代行など様々なアウトソーシングサービスが生まれてきた昨今。「働き方改革」の一翼を担うアウトソーシングサービスですが、メリットだけでなくデメリットがあることも念頭におかなければなりません。

業務の代行を行ってもらうメリット・デメリットを踏まえ、自社にとってメリットが多くなるアウトソーシング業者を選定してくださいね。