書類作成の基本とは?難しい?苦手意識を克服しよう!

書類作成の基本とは?難しい?苦手意識を克服しよう!

上司に書類作成を依頼されたら、こんなことを思いませんか?

「堅苦しい形式だし、面倒くさいなぁ…」
「読みやすい文書ってどんな形式で書けばいいんだろう…」
「いつも上手く作れないから苦手だ…」

とはいえ、働くうえで必ずやらなければならない作業です。

「要件を分かりやすく、正確かつ簡潔に述べること」が重要ですが、なかなか難しいですよね。

そこで本記事では、書類作成を苦手と感じている人が克服できるよう、執筆時の基本ルールとコツをご紹介します。苦手意識のある方は、ぜひ参考にしてください。

難しい……書類作成を苦手としている人がやりがちなこと

資料作成を苦手としている人がやりがちなことは、大きく分けて3つあります。

① 要点をハッキリさせていない
② 推敲しない
③ 読む人を意識していない

これらについて詳しく見ていきましょう。

要点をハッキリさせていない

一つ目は、要点をハッキリさせていないことです。

思いつくままに文章を書いたり、伝えたいことを詰め込みすぎたりした結果、要領を得ない冗長な文ができあがるのはあるあるです。これだと読み手は、「結局、何が言いたかったの?」と消化不良になってしまいます。

資料作成が上手い人は、「結論(言いたいこと)」を真っ先に伝え、その後「いつ、どこで、何を、なぜ」という具体的な肉付けをしていくのです。

言いたいことがわからない文章を読まされるのはストレスの種。結論ファーストを徹底しましょう。

本記事の後半でご紹介している基本ルール「5W2Hルール」を使えば克服できますので、参考にしてください。

推敲しない

二つ目は、推敲しないことです。

書類作成が完了したら、そのまま提出するか、もしくはサラっと確認するだけで提出してしまう人がいます。もし誤字・脱字があると、他の同僚、上司、お客様から見落としの多い人だと思われてしまいます。

なので、提出前には必ず「誤字・脱字はないか、固有名詞、数字は合っているか、文章はおかしくないか」など最終チェックをすることが大事です。

文章を完成させた後は、神経を使いすぎて疲れているかもしれません。それなら、翌日リフレッシュしてからチェック時間を作るなどして、「推敲する」時間を必ずとるようにしましょう。

読む人を意識していない

三つ目は、読む人を意識していないことです。

パッと見て内容を理解できるのが文章の理想です。それには、文字のサイズ、太さ、フォントといった体裁を整えることが大事です。

・文字のサイズが小さすぎて見えない
・太さが全て同じで重要な点が分からない

など、読む人に負担を与える書類は避けましょう。

参考までに、WordやPowerpointだと、下記の設定がよく使われます。

<Word>
・使用例:企画書・回覧資料など
・文字のフォント:メイリオ
・文字のサイズ:12~14p(タイトル) /11~12p(本文 )   
・文字の太さ:太字(タイトル・本文中の要点)/細字(本文)  

<Powerpoint>
・使用例:提案書・セミナー資料など
・文字のフォント:メイリオ(Meiryo)or MSPゴシック体
・文字のサイズ:16p
・文字の太さ:太字(タイトル・本文中の要点)/細字(本文)

また、伝達事項が何点かあるときは、文章でダラダラ書かず、伝達事項を箇条書きにすると読みやすくなります。常に誰が見ても、第一印象で読みやすい書き方を心掛けましょう。

書類作成をする上でおさえておきたい基本

書類作成をするうえで押さえておきたい基本は3つ。

①事前に要点を考え、定型文に埋め込む~“5W2Hルール使用”~
②一文書に一要件のみ書く
③推敲する

では、順番に見ていきましょう。

①事前に要点を考え、定型文に埋め込む~5W2Hルール使用~

まず、文章を書く前に時間をとって「要点」を考えることがとても大事です。文章を過不足なく書けるキーポイントだからです。

「要点といってもどう考えればいいの?」と思う人もいるでしょう。“5W2Hルール”を頭にいれておけば、簡単に要点を考えられます。

“5W2Hルール”とは、「いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように、いくら」を概要に盛り込むことです。

例:会社で「毎年恒例お花見会」を企画し社内回覧文書を書くとします。5W2Hルールを下記のように作り、Word回覧文書に盛り込みました。

①When(いつ)<4月10日(金) 17時から21時>
②Who(誰が、誰へ)<総務部の鈴木太郎が、全社員へ>
③Where(どこで)<〇〇公園で>
④What(何を)<毎年恒例の花見会を>
⑤Why(なぜ)<社員間の親睦を深める良い機会になるから>
⑥How(どのように)<出欠情報を4月3日迄に鈴木に連絡する>
⑦How much(いくら)<2,000円>

インターネットで調べると定型文がありますので、5W2Hの要素をあらかじめ考えてから定型文に盛り込んでいけば、必要事項が網羅された文書を作ることができます。

②一文書に一要件のみ書く

二つ目は、一文書に一要件のみを記載することです

たくさん伝えたいことがあるからといって、複数の要件を盛り込んでしまうと、話題があちこちに行き、読み手は「たくさん書いてあるけど、この文書は結局何を伝えたいんだ?」と首をかしげてしまいます。

一文書に一要件にすると、一目瞭然、何の要件を伝えようとしているのかがわかりやすいです。読み手の気持ちになって文書を作成しましょう。

③推敲をする

三つ目は、必ず推敲することです。

「推敲」とは、何度も確認・検討し、より良い文章にするという意味です。この作業により、誤字・脱字、言葉足らずの文章、ダラダラ長い文章を見つけ、修正することが可能なのです。

もし面倒くさいからといって推敲をせずに提出してしまうと、周りには

「この人はいつも文章にケアレスミスが多い。何をしてもミスが多いんだろうな」

という印象を与え、社内・社外からも信頼を損ねる原因になりかねません。推敲は、自分の質素を判断される最後の大事な作業ですので、必ず行いましょう

また推敲した後は、できれば印刷し、改めて内容をチェックするのがおすすめです。パソコンの画面で見るときと、紙で見る場合では見え方が異なり、より誤字・脱字が見つかりやすいので、印刷後に再チェックをしてみてください。

書類作成に苦手意識のある人がやった方がいいこと

上記の基本に沿って書類作成をすれば、取りこぼしのない文書を作成できます。しかし、書類作成に苦手意識がある人は、それでも何か見落としてしまう場合も。

基本ルールに加え、次はさらにプラスしてやっておいた方がいいことをご紹介します。

文章力を上げる

一つ目は、文章力を上げることです。

業務においては、報告書、企画書、提案書など様々な書類作成をしなければならない機会があるので、苦手意識を持ちながら仕事をしていると、日々ストレスが多くなりますよね。

これを克服するには、日々短時間でも文章力を上げる努力をすることが必要です。文章力を上げるには、下記の簡単な方法がおすすめです。

①毎日10分、日々記事・本・ブログなどを読む
文章が上手な人の記事・本・ブログなどを読むと、新しい語彙や言い回しなどを学べますし、読解力もついてきます。5分~10分だけでいいので、継続してやってみましょう。

②毎日10分、日記・ブログで実際に文章を書き出す
自分の気持ちや日常を文章に書き出すことで、自分の考えを文章でアウトプットする良い訓練になります。思うことを実際文章にしてみると、何か伝わりにくい点が見つかるかもしれません。書き方により違う説明になったりするので、それを発見し、訂正していく、という訓練が効果的です。

また、感情をあらわす言葉が見つからないとき、例えば毎回辞書で調べ、新しい語彙を発見するという繰り返しをすれば、表現の幅も次第に広がっていきます。さらに文章をパソコンで書き出すと、タイピングも自然と早くなりますよね。

これらを毎日積み重ねることが、文章に対する苦手意識の克服に繋がります。仕事後疲れていても、毎日10分だけ実践すればいいので、日頃から無理なくできる方法です。ぜひ実践してみてください。

第三者のチェックを受ける

二つ目は、第三者のチェックです。この方法は間違いが見つけやすいです。

自分が何度もチェックした書類でも、他人が見ると、誤字脱字や表現がずれていることがあります。クオリティの高い書類を作るには、この方法がとても効果的です。

「人に迷惑をかけるのは嫌だ…」と思うかもしれませんが、困ったときはお互い様なので、書類作成に自信が付くまでは、信頼できる人に手伝ってもらいましょう。

書類作成が苦手なら外注するのも手

書類作成に時間をとられ、コア業務に支障が出ているのであれば、思い切って外注するのも手です。見やすく、読みやすい書類を、プロがあなたに代わってスピーディに作ってくれます。

ただ、「高くついたらどうしよう…」と、料金が気になる方も多いのではないでしょうか。

実は昨今、クラウドソーシングオンラインアシスタントといった安価で依頼できるサービスが普及しています。頼みたい時に頼めるのも便利なポイントです。

より低コストで外注したいならクラウドソーシングですが、ワーカーのレベルがピンキリで、クオリティの安定性に欠けるデメリットも。

一方オンラインアシスタントなら、クオリティの高い書類を作ってもらいつつ、比較的コストを抑えられるのです。以下に、オンラインアシスタントのおすすめを2社ご紹介します。

フジ子さん

画像:フジ子さん公式サイト

【フジ子さんの特徴】
✓業界最安値で依頼できる(時給換算で1390円〜!)
✓サービスの質が高く、継続率は90%以上
✓無料トライアルのおかげでミスマッチがない

「フジ子さん」の強みは、なんといっても低コスト・高クオリティであること。業界平均より2〜3割ほど安いのに、仕事ぶりは業界トップクラスです。

案件を担当するスタッフは、厳格な選考を突破した、実務経験豊かなプロばかり。しかも、無料トライアルでスタッフの腕試しができるため、ミスマッチも起こりません。

コスパの良さは魅力的ですね。気になる方は、無料トライアルの相談をしてみてはいかがでしょうか。

i-staff

画像:i-staff公式サイト

【i-staffの特徴】
✓採用率1%の試験をクリアした優秀なスタッフが在籍
✓オフライン業務にも対応
✓無料トライアル+返金保証

「i-staff」の強みは、業界でも特に厳しいスタッフの採用基準です。最終的な採用率は1%。クリアした人の優秀さが分かりますね。

オフライン業務も可能で、書類の作成だけでなく郵送作業も依頼可能です。

さらに、サービスに満足できなかったら、解約時に返金してもらえます。無料トライアルもあり、金銭的リスクがないため気軽に依頼しやすい業者です。

まとめ

今回は、書類作成の基本ルールとコツをご紹介しました。一から自分ですべて作るのではなく、5W2Hルールと各文書のテンプレートに当てはめればスピーディに作成できます。

一番大事なのは、読み手の立場に立って作成する姿勢です。読み手に負担をかけず、理解しやすい簡潔な文章を心がけましょう。

書類作成が上手になると、業務上メール、手紙、上司に話すときも、要領を得た会話ができるようになります。ぜひこの基本ルールとコツを実践し、あなたの仕事で活かしてみてください。

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