採用代行とは、採用をプロに代行するサービスで、導入すれば採用活動における時間や費用を削減でき、優秀な人材も見つけられます。
例えば自社で採用活動していると、何となくで採用を決めてしまい、実際の仕事を始めると「思っていた人材と違う」といった経験があるでしょう。また採用活動でメイン業務に手が回らないといったデメリットもあります。
しかし採用代行を利用すれば、専門的な知識やノウハウを駆使して、最適な採用活動をするため、優秀な人材を見つけてくれたり、採用に時間を費やす必要がなくなり、メイン業務に専念できるメリットがあります。
ただし採用代行にも、応募者との信頼関係を築きにくく、採用の全体像が把握しにくいリスクもあるため、代行業者との打ち合わせを丁寧に行う必要があります。
そこで今回は採用代行とは、どのようなサービスなのか、具体的な業務内容をお伝えすると共に、外注する費用や相場、おすすめの採用代行の業者も詳しく解説します。
採用代行とは？
採用代行は採用に関する様々な業務を、代行してくれるサービスです。基本的には最終面接と、採用の可否だけは自社で行って、それ以外の全ての採用業務は、代行業者に委託できます。
どの業務を委託して、どの業務を自社で行うのかは自由に決められるので、希望する予算に併せて求人媒体の管理や、説明会の開催と行った一部の業務のみを採用代行に委託することもできます。
採用代行は、人手不足で専任の採用担当者がいない場合や、採用に関する専門的なノウハウを持っていない場合、採用の数を増やしたい場合、離職率が高い場合などの悩みを解決するメリットがあります。
主に採用代行が委託する業務は以下です。
・採用計画や企画
・求人広告や採用サイトの管理
・応募者とのメールや電話によるやり取り
・面接日時の設定
・内定者のフォロー
・人事の教育や研修
採用代行にアウトソーシングできる業務・仕事内容
続いては採用代行が委託してくれる具体的な業務・仕事内容について解説していきます。
ちなみに採否業務には、メインとなるコア業務とメインをサポートするノンコア業務の2つがあります。また、代行する場合はコア業務を全面的に委託する場合と、支援してもらう方法があるので、それらについて確認していきましょう。
ノンコア業務の代行
ノンコア業務とは、メインである採用計画や面接官のトレーニング、説明会やインターンシップの運営といった業務をサポートするものです。
具体的なノンコア業務は以下があります。
・応募の受付やエントリー者への対応
・会社説明会や面接などの日程調整
・応募者への電話やメールの対応
・SNS更新や広報活動
・各種問い合わせへの対応
優秀な人材採用に直接関わる業務ではなく、そのメイン業務をサポートするのがノンコア業務の代行です。
ノンコア業務を代行すれば、採用業務の手間を削減できるため、自社に採用のノウハウや明確な計画があるなら、適切な採用ができたりします。
ただしメインの採用は自社で行うため、採用に関する知識やノウハウ、人事体制が整っている必要があります。
もし人事体制が整っているなら、ノンコア業務のみをアウトソーシング業者に委託するのが良いでしょう。また利用するなら、後ほどご紹介する「フジ子さん」がおすすめです。
コア業務の支援
メインとなる採用活動は自社で行いたいが、ノウハウや専門知識がない時に、コア業務の支援・代行を活用します。
具体的なコア業務の支援は以下があります。
・採用に必要な広告やHP、チラシ、会社案内などの制作物を作成
・募集計画の立案やインターンシップ、説明会などの企画立案
・面接官のトレーニング
メインとなる採用活動は自社で行いながらも、不足しているノウハウや知識は、代行業者にサポートしてもらいながら進めていきます。
求める人材を自社の観点から発掘できる上に、足りないノウハウや知識は補ってくれるので、効率の良い採用活動が進められます。
ただし自社においても、ある程度の人事体制が整っていないと、最適な採用活動は難しいので、まずは自社の人事体制やノウハウを整えましょう。
コア業務の代行
コア業務とは、会社の事業内容や社風を応募者に適切に伝えたり、それに沿った人材発掘のために面接を行ったり、合否を決めたりします。自社に最適な人材を採用するためには最も重要な部分です。
しかし企業によっては人事体制が整っていなかったり、専門的な知識やノウハウが足りていないと悩んでいる場合もあるでしょう。そんな時にコア業務の代行を活用すると、戦略から実行に至るまでの全ての工程を、プロの業者が代行してくれます。
具体的なコア業務の代行は以下があります。
・説明会やインターンシップの企画立案から運営
・書類や面接による選考活動
・合否の決定
・内定者のフォロー
コア業務を代行すれば、採用のノウハウがない企業でも、自社が求める最適な人材獲得ができます。またコスト面においても、自社で全て行うよりも安くなるでしょう。
ただし、代行業者としっかり打ち合わせを重ねて、自社のことや自社が求める人材を伝えて置かないと、結局は自社の意向に沿わない採用活動が行われてしまいます。
採用代行に委託するメリット
次にご紹介するのが採用代行に委託するメリットです。
採用代行に業務を委託すると、優秀な人材の採用や集中すべき業務の時間を増やすことができます。
優秀な人材を採用できる
採用代行を使えば、優秀な人材を確保できます。
採用代行は当然のことながら、採用のプロです。
どのような採用活動を行えばいいか、どんな人材を採ったら自社で活躍しそうかのノウハウを持っています。
そのノウハウを使うことができるので、いい採用代行を選ぶことができれば、優秀な人材を確保することができます。
集中すべき業務の時間を増やせる
採用代行を使うと採用担当者や役員の採用にかかる時間を軽減することができます。
そうすると、今まで緊急性は低いけど重要性の高い業務を行えるようになるので、採用業務全体の効率UPに繋がります。
採用代行に業務を委託するデメリット
次に採用代行に業務を委託するデメリットです。
採用代行に業務を委託すると、面接を受けた求職者やすでに働いている社員からの信頼性が落ちたりします。
求職者や社員からの信頼性が落ちる
採用代行に業務を委託すると信頼性が落ちる恐れがあります。
このケースは、面接を採用代行に委託するケースです。
採用は重要な業務になるため、当然面接を受ける求職者は社員が行うものだと思っています。
採用代行業者が面接を行なっていると知った社員や求職者は
「騙された・・」
「採用に力を入れていないこの会社本当に大丈夫なの？」
など不満や不安を持つケースがあります。
このリスクを許容できるのであれば、採用代行に任せてもいいと思いますが、できないのでれば、スカウト業務や面接日程調整など誰でもできる業務を事務代行業者やオンライン秘書にお願いするのががおすすめです。
面接官をやるような優秀な人材はできるだけ、重要な業務を任せた方が、業務効率化に繋がります。
【事務代行関連記事】
オンライン秘書とは？費用比較表！安くておすすめのオンライン秘書って？
カルチャーとのズレがある
採用代行を使うと自社のカルチャーとズレが生じる恐れがあります。
採用代行は自社の社員ではないので、カルチャーや欲しい人材を言葉のみで理解することになります。
言葉ではなかなか表わせないのがカルチャーなので、採用のミスマッチングに繋がる恐れがあります。
採用代行に外注する費用・料金相場
続いては採用代行を外注する場合の費用はいくらぐらいのなのか、相場を確認していきましょう。
今回は新卒採用や中途採用をする場合の月額料金に加えて、業務別に委託した場合の料金についても解説していきます。
1ヶ月の新卒・中途採用における代行費用
まずは新卒と中途それぞれで、採用代行をした場合の費用をみると、以下のようになっています。
・新卒採用：月5～70万円（年60～840万円）
・中途採用：月10～70万円（年120～840万円）
ちなみに自社で新卒の採用活動をした場合、採用費総額平均は557.9万円というアンケート結果が出ています（※1）。
また中途採用で人材紹介にかけた費用は平均489.3万円で、求人広告にかけた費用は平均284.7万円なので（※2）合計は平均774万円です。
もしも月30万円の採用代行で1年間にわたり中途採用をした場合は、約360万円（30×12=360）なので、採用代行の方が費用は安いことが分かります。
業務別に代行した場合の費用
採用活動のほぼ全てを代行する場合の他に、採用活動の一部を委託することもできるので、各業務の費用について解説していきます。
業務別の費用は以下です。
・面接日時の設定：月5万円～
・欠席者のフォロー：月2万円～
・面接の実施：1回1万円～
・評価シートの作成：1回3千円～
・合否の連絡：月2万円～
・次回面接日時の連絡：月2万円～
採用代行の費用に関しては他にも、時間単位で費用を設定していたり、採用した人材の概算年収の30%を基に設定したりもします。
おすすめの採用代行①安い
採用代行を行う理由の一つにコスト削減があるので、ここでは採用代行をしてくれる業者の中でも、特に費用が安い業者をご紹介します。
フジ子さん
フジ子さんは、採用代行を始めとする様々な業務を代行してくれる、アウトソーシング業者です。
そんなフジ子さんにおける最大の魅力は料金の安さです。1ヶ月あたりの代行は実務時間によって料金形態が設定されています。
・1ヶ月あたり20時間の実務：4.7万円（時給2,350円）
・1ヶ月あたり20時間の実務：6.9万円（時給2,300円）
・1ヶ月あたり20時間の実務：9.9万円（時給1,980円）
料金の安さに定評があるフジ子さんですが、採用代行においてもノンコア業務からコア業務まで、幅広い業務を委託してくれます。
人事体制も整っているため、自社が求める最適な人材を見つけてくれます。人事体制が整っていなかったり、採用に時間や手間を取られたくない企業にはおすすめです。
フジ子さんが代行してくれる業務は以下です。
1.経理：経費精算、振込、支払い代行、記帳代行など
2.総務：備品購入の代行、出張手配、資料作成、翻訳、各種リサーチなど
3.人事：給料計算、求人広告の出稿と管理、面接スケジュール、入社や退社の手続きなど
4.Webサイト運用：Webページの作成や編集、SNS運用の代行、ECサイト運用の代行など
おすすめの採用代行②フリーランス
続いてはフリーランスの方に採用代行を依頼することもできるので、ここではフリーランスに依頼する際に、役立つ業者をご紹介致します。
シューマツワーカー
シューマツワーカーとは、その名の通り週末に副業として働きたいと考える方と、副業採用をしたいと考える企業を繋げるサイトで、様々な業種の優秀な人材を紹介しています。
そして採用代行に関してもシューマツワーカーでは、人事に関する業務を担当できるフリーランスの方を紹介していますので、採用代行に関しても委託することが可能です。
またフリーランスの場合、最後まで責任を持って仕事をしてくれないなどのリスクはあるものの、シューマツワーカーを通していれば、質の高い仕事をしてくれる方の見極め方を教えてくれるため、質が低いなどのリスクを軽減できます。
フリーランスの方ならコミュニケーションも密に取れるので、自社が求める人材についても、しっかりと伝えられるでしょう。時給で採用代行ができるので、費用面においてもメリットがあります。
まとめ
昨今のような人材不足では、効率かつ質の良い採用活動が欠かせません。
しかし採用は闇雲に行うと、無駄に費用と時間がかかる上に、優秀な人材を見つけられない可能性があります。
そこで採用代行を利用することで、人事のプロが最適な採用活動を行ってくれて、自社が手間やコストをかけなくても、良い人材発掘をしてくれます。
中でもフジ子さんやシューマツワーカーといった業者を活用すれば、すぐにでも質が高い採用活動を安い費用で始められるので、依頼をご検討ください。
