アウトソーシングとは?意味や和訳などわかりやすく解説します

アウトソーシングとは?意味や和訳などわかりやすく解説します

アウトソーシングとは、近年登場したビジネスモデルで、コスト削減などのメリットから多くの企業が導入している業務形態で、今後も導入する企業が増えると予測されるビジネスモデルです。

しかし、アウトソーシングという言葉を聞いたことがあっても、詳しい意味がわからず会議の話に付いていけないという方や、言葉の意味は知っているけど、メリットやデメリットがわからず、職場で恥ずかしい想いをしたという方は多いでしょう。

そこで今回はアウトソーシングとは、どのような業務形態なのかわかりやすく解説すると共に、アウトソーシングにおけるルーティン作業の質アップやコスト削減といったメリットを解説いたします。

さらに情報漏洩の危険性や思い通りの作業になりにくいといったデメリットと、アウトソーシングに適したバックオフィス系の業務なども併せて解説いたします。

アウトソーシングとは?意味についてわかりやすく解説

アウトソーシングとは、特定の業務内容を自社から独立した外部の企業に委託する事です。

アウトは「外部」を意味し、ソーシングは「資源利用」を意味している事から、アウトソーシングとは外部の資源を利用する事を示しています。

業務のどこまでを委託して、どこまでを自社で行うのかについては、企業によって異なります。

例えば社内で企画立案は行って、それ以降の業務実施だけ委託するケースもあれば、企画立案から業務まで、全ての工程を委託するケースもあります。

ショッピングサイトを運営している企業なら、サイトの構築や写真撮影、商品紹介の文面などは自社で考えて、サーバー構築や管理だけアウトソーシングを導入するケースがあります。

また同じショッピングサイトであっても、サーバーだけでなくホームページの作成や、写真撮影、商品説明といった全ての工程を外部に委託する場合もあります。

自社が持っていない業務を、独学で進めるのは辛いですからね。そのような苦痛を回避するためにもアウトソーシングは最適です。

アウトソーシング導入前にチェックすべきこと

どの部分を自社で行い、どの部分をアウトソーシングによって外部に委託するのかは、自社の持つ技術やノウハウによって変わってきます。

ただしアウトソーシングを行う前には、委託する業務内容の洗い出しが必要です。

理由は、どの業務でスキルが足りていないのか把握できなければ、アウトソーシングができないからです。

また洗い出しを行うことで、自社に不足している要素の再確認ができます。

ちなみに派遣という業務形態も、アウトソーシングにかなり類似した形態ですが、派遣社員は会社内に他の企業の社員を受け入れるため、業務の管理や支持ができます。

それに対してアウトソーシングは、完全に外部で業務をしてもらうため、プロセスの管理や業務の指示は難しくなるので、その点も理解しておきましょう。

アウトソーシングのメリット

なぜ自社でもできる業務を外部企業に委託するのか。そこにはアウトソーシングによって得られる様々なメリットがあるからです。

続いてはアウトソーシングのメリットについて解説いたします。

メインの業務に集中できる

アウトソーシングを活用している多くの企業は、給与計算や給与の支払いといった、毎月定期的に行う業務を外部に委託しています。

このようなメインの業務とは異なる内容をアウトソーシングによって行い、余計な仕事の負担を減らすことで、メインとなる重要な業務工程に時間と労力を使えます。

もちろんメインの業務工程の中で、部分的にアウトソーシングを導入するケースもあります。

例えば営業職の場合、取引先にアポを取り、商品の説明をして提案します。

相手が承諾してくれたら契約をしてクロージング、その後はサービスや商品の受注をして、アフターフォローなどを行っていきますが、そんな営業職ではアポ獲得とサービスの提案はアウトソーシングで行い、その後のメイン業務だけ自社で行うケースが多くなっています。

業務全体をアウトソーシングするにしても、業務の一部をアウトソーシングするにしても自社が持っていない苦手分野をアウトソーシングすることで、自社が持つノウハウの部分に集中できるメリットがあります。

法改正によるルーティン作業のルール変更が不要

アウトソーシングされる業務内容の多くは、毎月の給与計算や支払い業務といったルーティン作業と呼ばれる業務です。

そして社会保険や税務処理、マイナンバーの管理や使用などは、制度や法律が度々改正されるため、その都度標準化している内容の変更が必要です。

その手間を省けるのがアウトソーシングで、制度や法律が改正されても、既に対応している企業に任せてしまえば、社内における標準化の変更が必要なくなります。これによって労力と時間の削減が可能です。

外部企業が持つ専門的なノウハウを活用できる

アウトソーシングはルーティン業務だけでなく、専門性が高く常に新しい知識やスキルが生まれているような業務を委託することもあります。

例えば、経理をやるなら簿記検定2級以上の資格や、それに相当する知識が必要になりますが、これを勉強するとなると4~6ヶ月(250~350時間)が必要になります。

また同様の資格か、それに相当する知識を持った人材を新たに1人採用する場合でも、40万円程度の費用がかかるとされています。そして採用したとしても、思ったような働きをするかもわかりません。

それなら新しくノウハウを学んだり、新しい社員を入社させたりするよりも、アウトソーシングによって外部に委託した方が効率は良くなります。

またアウトソーシングを導入すれば、専門性を持つ会社の数多くあるため、様々な企業に委託することで、専門性の高い知識やスキルを幅広く学べて、結果的に自社のスキルアップに繋げることも可能です。

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人件費などのコストが削減できる

アウトソーシングを活用すれば、人件費や社員育成といったコストを削減できます。

というのもアウトソーシング会社の多くは、委託される業務に関する知識やスキルがしっかりと備わった社員を採用しています。そのことから、自社で専門的な知識やスキルを持つ社員を育成するよりも遥かに効率が良く、人件費や社員育成といったコストの削減に繋がります。

一般事務における正社員は月給25万円程度なので、所得税や健康保険、厚生年金なども含めると1ヶ月あたりのコストは少なくとも30万円以上かかります。そして派遣社員は平均時給が約1,332円なのでコストは約21万円です。

それに対してアウトソーシングはフルタイム(月160時間)だと、時間単価1,390円から利用できるため、社会保険料を考慮するだけでも、時給1,100円の社員を雇うのと同じコストです。

アウトソーシングにおけるデメリット、リスク

アウトソーシングはメリットばかりではありません。

当然デメリットやリスクとなる部分もあるたため、導入を考えている場合はしっかりと、デメリットとリスクを理解しておきましょう。

社内の情報を外部に出さなければならない

アウトソーシングは、社内の業務を外部の企業に委託するため、当然自社の情報やノウハウを外部の企業に開示する必要があります。

もちろんアウトソーシングによって外部へ情報を開示しても、外部企業も個人情報の保護などには細心の注意を払っているはずなので、アウトソーシングによっていきなり、情報漏洩などのリスクが高まる訳ではありません。

しかし、情報を持つ人が増えれば、必然的に情報漏洩のリスクは高まりますし、情報管理の方法が自社とは違ったルールで行われる可能性があるため、情報管理に関してはアウトソーシング先の企業と入念に協議する必要があります。

自社特有の事情に対して対応が不十分になる場合も

自社で作業工程が標準化されている場合でも、自社ルールがアウトソーシング先では適応されず、外部企業で標準化されたルールが使われます。そのため、自社特有のルールが手順から外れてしまい、思っていた仕上がりとは異なるできになる恐れがあります。

もちろん自社独自のルールを、アウトソーシング先の企業に伝えることで対応も可能ですが、その分コストがかかり場合によっては、アウトソーシングを導入しない方が効率は良いこともあります。

他社では導入していない独自のルールを多く使っている場合は、アウトソーシングを利用しない方が良いかもしれません。

業務工程の一部がブラックボックスになる

自社で作業している部分に関しては、当然どのような工程があったのか明白ですが、アウトソーシングによって委託した作業工程に関しては、どのような作業内容だったのかわからず、ブラックボックスになる恐れがあります。

仮にブラックボックスになっている業務に対して、余計なコストがかかっていたとしても、自社では知りようがなく、改善の余地もありません。

自社のスキルアップに繋がりにくい

アウトソーシングによって業務を委託してしまうと、自社としてノウハウが培われる事はなく、スキルアップができない可能性があります。

そもそもアウトソーシングは自社の持っていないスキルを、外部に委託するシステムなので、人件費を抑えたり自社におけるメイン業務の作業効率アップを目的としています。

しかしアウトソーシングに重要な業務を委託している場合は、プロジェクト自体は高い質で進む半面、自社の社員が成長するスピードは非常に遅くなります。

そうならないためには、アウトソーシング先の業務がどのように進んでいるのか確認して、そのスキルを自社の社員にも教えられる環境を作る事です。

アウトソーシングに向いている業務

アウトソーシングにはメリットだけでなく、デメリットやリスクがあることもわかりました。では、アウトソーシングに適している業務とは、どのような仕事内容なのでしょうか、詳しく解説いたします。

バックオフィス系

アウトソーシングの対象として、最も活用されている業務が、バックオフィス系の業務です。バックオフィスとは、直接顧客に接する機会がない業務のことで、以下のような業務がバックオフィスの仕事内容となっています。

・人事:新人の採用や社員の配属先を決める

・経理:資金の流れを記録して管理する

・法務:法律に関わる業務を担当

・一般事務:電話やメール対応といった幅広い業務を行う

・総務:その他の部署が扱わない業務を担当

これらの業務は作業工程が標準化しやすく、企業によって大きく管理体制が異なるものでもないため、アウトソーシングが導入されやすい業務です。

ちなみにこれらの業務に対して素早く対応してくれるサービスが、オンラインアシスタントです。オンラインアシスタントなら以下の業務を迅速に対応してくれます。

・秘書:メール返信やスケジュール調整など

・人事:スカウト代行や面接の調整など

・経理:経理記帳や請求書の発行など

・WEBサイト運用:サイト運用代行や素材作成

・オフライン業務:オンラインで対応できない業務

中でもオンラインアシスタントの「フジ子さん」は、経理や人事、総務、WEB運用など、幅広い業務を委託してくれて、なおかつ月額4.7万円というお手頃なプランから利用できます。

他のオンラインアシスタント業者で1ヶ月(30時間)利用すると、90,000~12,000円の費用が必要ですが、フジ子さんなら約69,000円で利用可能です。

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サーバーやネットワークといったIT業務

サーバーやといったIT系の業務は、専門性が高い上に良い人材を探すのも難しく、どの企業も人材が不足している業種です。そのため、IT系の業務をアウトソーシングに頼っている企業は非常に多くなっています。

アウトソーシングとして外部委託されるIT業務は以下です。

・サーバーの設置や管理

・ネットワークの設計や管理

・パソコンや複合機の修復

・パソコンデータのバックアップ処理

またIT業務に対してアウトソーシングを導入する場合は、以下の4つの形態があるとされています。

・フルアウトソーシング:IT業務の全てを外部に委託

・運用アウトソーシング:インフラ整備だけ外部に委託

・ハウジング:自社サーバーの設置場所だけ借りる

・ホスティング:レンタルサーバーを借りる

最後の2つに関しては、アウトソーシングとは少し違うかもしれませんが、広い意味で考えると外部の企業に協力してもらっているため、アウトソーシングになります。

社内に溜まった資料の電子化

社内には業務に関するマニュアルや様々な資料が溜まっていて、なかなか整理ができていないということがあるでしょう。そのような資料を電子化してもらうために、アウトソーシングを導入する企業があります。

資料を電子化することで管理がしやすくなって、必要な時に資料を取り出すことも容易になるでしょう。また紙媒体で保管されている書類を電子かすれば、社内のスペースをスッキリさせることもできます。

他にもアウトソーシングによって、電子化するメリットは以下が考えられます。

・印刷コスト削減

・資料をいつでもどこでも閲覧できる

・資料の劣化を防げる

・データベース化して取り出しやすくできる

もちろん電子化を自社で行っても良いですが、機材の購入など様々なコストがかかるため、アウトソーシングを導入した方が効率は良いでしょう。

アウトソーシング以外では副業採用がおすすめ

アウトソーシングのように自社以外のノウハウを活用して、より良い業務を構築するには、副業採用もおすすめです。

副業採用とは、自社で働く事を副業とする人を採用する事で、働き方としては受託、正社員、契約社員、パートタイムなど様々な雇用形態があります。

またシューマツワーカーというサイトなら、週末や平日の夜など、空いている時間に働ける企業はないかと探している、副業希望の方がたくさん登録しています。

副業採用をすることで、外注よりも密にコミュニケーションが取れるので、こちらの希望通りの仕上がりになりやすいメリットがあります。また時給でお任せできるため、無駄に費用がかかるリスクも避けられるので一石二鳥です。

優秀な人材が多いのもシューマツワーカーの特長です。

副業したい方と副業採用したい企業を繋げるのがシューマツワーカーなので、低コストで質の高い業務を求める方におすすめです。

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まとめ

このように自社以外の企業に業務を委託するアウトソーシングには、コストの削減や業務の効率化など様々なメリットがあることが分かります。

反対に情報漏洩や企業成長の阻害といったデメリットもあるので、本当にアウトソーシングが必要なのかどうかは、しっかりと自社の業務を洗いだすことが重要です。

その上でバックオフィス系やIT系といった業務内容は、アウトソーシングに適しているので、デメリットやリスクを踏まえた上で、アウトソーシングの導入をご検討ください。

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