オンライン秘書をご存知ですか？
オンライン秘書はバックオフィス系の仕事をオンラインで依頼できるサービスです。
オンライン秘書は費用が非常にリーズナブルで、質の高いバックオフィスの業務を行ってくれるので、おすすめです。
また、オンライン秘書サービスの満足度はかなり高く、HELP YOUでは継続率が97%もあります。
この記事では、オンライン秘書とはなんなのか、なぜ継続率が97%もあるのかご紹介します。
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オンライン秘書とは
オンライン秘書とは経理や総務、人事、秘書業務などバックオフィス系の仕事をお願いできるサービスです。
名前の通りオンラインで秘書とつながり、オンラインで仕事を行ってくれます。
場所や時間を選ばずに業務を行える環境にあるので、かなりリーズナブルな費用感でバックオフィス系の仕事をお願いすることができます。
アメリカで始まる
オンライン秘書はアメリカで始まりました。
オンライン秘書はアメリカではバーチャルアシスタントと呼ばれています。
アメリカは英語圏なので、海外でも英語が使える優秀な方々たくさんいます。
その優秀な外国人はかなり優秀だったりするので、その人材を有効活用するためにオンライン秘書が使われていました。
日本では、アメリカのように外国に安くて優秀な人材は語学の壁で仕事を依頼するのは難しいですが、地方にいる優秀な主婦層の方々たくさんいます。
地方にいる優秀な人材を活用することのが、日本でのオンライン秘書になります。
地方にいる優秀な主婦層が主役
オンライン秘書は地方にいる主婦層が活躍しています。
日本社会は、東京に一極集中していて、地方にはあまり仕事がありません。
その上、出産や育児をしながらになると働きにくかったり、待遇が落ちたりします。
それをオンライン上で仕事を依頼することで、オンライン秘書側は安く仕事をお願いできて、主婦にとっては得意なことを仕事ができるので、winwinのサービスになっています。
また、オンライン秘書として働いている主婦層は実務経験があるプロの人たちで、中にはマネジメント経験がある人など、かなり優秀な方も働いていたりします。
ですので、かなりコストパフォーマンスよく仕事をお願いすることができます。
オンライン秘書が対応する範囲
次にオンライン秘書が対応してくれる範囲です。
オンライン秘書はバックオフィス系の仕事を行ってくれるのはもちろんですが、web運用やマーケティングなどでもオンライン秘書は対応してくれます。
秘書業務
オンライン秘書が行ってくれる業務一つ目が秘書業務。
名前がオンライン秘書なので、当然秘書業務を行ってくれます。
秘書業務は、スケジュールの調整やメール対応、資料の作成まで様々なサポートを行ってくれます。
オンライン秘書の秘書陣はレベルの高い人が多く、例えばオンライン秘書サービスHELP YOUの場合だと、採用率が1%です。
オンライン秘書ではこのレベルの高い秘書を安価の料金帯で使うことができます。
経理
経理もオンライン秘書が行ってくれます。
経理は企業活動の中で出る売り上げや支出などを記録して管理するのが仕事です。
家の中で例えるとすると、家計簿をつけるような感じです。
かなり地道でミスが許されない仕事なので、社長やビジネスサイドの社員などがやるとストレスがたまりますし、なにより時間が取られます。
経理を任せることによって、自分はコア業務に集中することができます。
財務
財務もオンライン秘書に任せることができます。
経理は「使用したお金を管理」する人のことを言いますが、財務は「使用するお金を管理」する人のことを言います。
経理は過去のことを記録するのに対し、財務は未来の使用するお金について管理していきます。
この使用するお金の使い道や量を間違えると、企業は倒産してしまいます。
最近では、CEOやCTOと同じように、CFO（最高財務責任者）を置くベンチャー企業が急増していて、財務の重要さも認識されてきています。
CFOがいないとどうしてもイケイケどんどんになってしまい、気づいたら赤字というケースがよくあります。
この重要な経理も優秀なオンライン秘書に任せることができます。
人事
人事は採用や人事評価などを行う人のことです。
オンライン秘書に任せる場合は、面接者とのスケジュール調整や求人案内の作成など、コア業務ではない仕事を任せるケースが多いです。
基本的には雑務を任せて、人事が重要な業務に集中するケースが多いのですが、オンライン秘書の会社によっては人事評価など割と重要な部分を担ってくれるケースもあるので、オンライン秘書の会社にできるかどうか聞いてみましょう。
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事務・営業サポート
事務・営業サポートもオンラインで行ってくれます。
事務は書類作成、伝票作成や処理など営業などの社員などをサポートするのが仕事です。
かなり地味な作業が多く、意外と時間がかかったりするので、事務や営業サポートなどをしてくれると大変ありがたいものです。
また、営業サポートの場合は、営業する際に必要な資料なども作成してくれるので、より多くの時間をテレアポや商談に費やすことができます。
あとは、営業って営業時間が終わってから資料を作るので、残業時間を減らすことができます。
働き方改革が叫ばれている今なので、オンライン秘書を導入して残業時間を削減するのもいいでしょう。
採用の際に、残業を減らすためにオンライン秘書を使っているといえば、採用候補者の印象もよくなるので、採用にも効果的です。
SNS運用、webサイト運用
全てのオンライン秘書という訳ではないですが、多くのオンライン秘書ではSNS運用やwebサイトなどマーケティングに関することをお願いすることができます。
SNS運用やwebサイトの運用となると工数が意外と発生してくるので、後回しになりがちですよね。
この部分もオンライン秘書はやってくれます。
オンライン秘書を使うメリット
次にオンライン秘書使うメリットです。
オンライン秘書には費用削減やクリエイティブな部分に時間を使えたりなど大きなメリットがあります。
社長や社員がクリエイティブな時間に使える
オンライン秘書のメリットがクリエイティブな仕事に時間を使えること。
人には向き不向きがあります。
例えば、人が好きで外交的な人は分析系が苦手で、分析系が得意な人はコミュニケーションが苦手だってりします。
他にも、将来について考える起業家タイプの人間は、地道にコツコツやるような総務や経理などのバックオフィス系の仕事が苦手だったりします。
このバックオフィス系の仕事を将来考えないといけない立場の人が行うと、本来やるべきことのパフォーマンスが落ちたりします。
社長や役員といった人を指導する立場の人はできるだけ地道にコツコツやるような仕事は避けるべきです。
オンライン秘書に頼むことができれば、クリエイティブな分野のパフォーマンスを高く保てます。
人件費の削減
人件費を削減できるのもオンライン秘書のメリットです。
バックオフィス系の人材を獲得するなると、正社員だと1人数十万円程度のコストがかかります。
派遣を雇うとしても、何十%か派遣会社に支払わないとならないので、以外と人件費が高かったりします。
一方で、オンライン秘書はフジ子さん
さんなどであれば、時給換算で2300円程度、一番安いプランだと1500円程度なので、人件費をかなり削減することができます。
採用・教育にコストがかからない
正社員や派遣で人を雇うとなると採用にコストがかかる上に、教育のコストもかかったりします。
しっかりとワークするまで時間がかかりますからね。
さらにいうと、人を雇うとなると辞めていくケースがあります。
会社に馴染めずに辞めていくこともあれば、結婚や出産で辞めていくケースもあります。
「せっかく育ったのに辞めるのか・・・」
っていうケースも意外と多かったりするので、採用、教育にコストがかからないオンライン秘書は大きなメリットがあるといえるでしょう。
オンライン秘書を使うデメリット
オンライン秘書を使うデメリットです。
メリットが多いオンライン秘書ですが、デメリットもいくつかあります。
費用がかかる
当然ちゃ当然ですが、オンライン秘書は費用がかかります。
いくらリーズナブルといっても、一番安いものでも時給1500円程度はかかってくるので、お金がない企業にとってはまあまな負担です。
アルバイトすら雇う余裕がない企業はオンライン秘書を使わないのが無難でしょう。
使いこなせない恐れ
オンライン秘書のデメリット2つ目が使いこなせない恐れ。
恐れというよりリスクですね。
オンライン秘書は名前の通りオンラインで仕事を依頼します。
オンラインになれていない日本人にとっては、オンライン秘書を使いこなせない恐れがあります。
ただ、オンライン経験がなくても徐々に使いこなせるようになるものなので、オンラインにアレルギーがなければ基本的に問題は出てこないでしょう。
また、このオンラインを使いこなせない人向けに、オンライン秘書のHELP YOUがオフラインでのサービスを始めたりしています。
オフラインでは対面でのサービスになるので、インターネットに疎い人も安心して使うことができます。
ホームページには乗っていませんが、行われているサービスなので、HELP YOUにお問い合わせしてみるといいでしょう。
※情報は2018年12月時点
オンライン秘書を使ったほうがいい企業
次にオンライン秘書を使ったほうがいい企業です。
従業員が少ない企業や合理的な考え方を持っている企業はオンライン秘書を使ったほうがいいでしょう。
従業員が少ない企業
従業員が少ない企業ベンチャー企業や中小企業はオンライン秘書を使ったほうがいいです。
従業員が少ない企業はどうしても仕事の幅が広くなり、マルチタスクになりがちです。
そうなると、本来集中すべき業務に集中できなくなります。
オンライン秘書を使えば、リーズナブルにバックオフィス系の仕事を依頼できるので、従業員が少ない企業はオンライン秘書を使うべきでしょう。
合理的な企業
合理的な企業はオンライン秘書を使うべきでしょう。
オンライン秘書は地方にいる優秀な主婦層に仕事を依頼するので、かなりリーズナブルで合理的です。
また、オンラインのほうが通勤などに時間が取られないため、できる人にとってはかなり合理的と言えます。
この合理的なオンライン秘書と合理的な企業の考え方が一致するので、オンライン秘書として働いてくれる人のやる気も上がり、パフォーマンスも上がっていきます。
合理的な企業はオンライン秘書を使うべきでしょう。
オンライン秘書を使わないほうがいい企業
次にオンライン秘書を使わないほうがいい企業です。
オンライン秘書を使わないほうがいい企業はあまりありませんが、オンラインに理解がない企業は使わないほうがいいです。
オンラインに理解がない企業
オンラインに理解がない企業はオンライン秘書を使いこなすことができません。
オンライン秘書は名前の通りオンラインで仕事をお願いするサービスです。
ですので、オンライン秘書との仕事のやり取りはオンライン上で完結させる必要があります。
対面で仕事をお願いできるわけではないので、オンラインに理解がない企業はかなり厳しいです。
日本の企業ではオンラインを使えない人や企業が多いですが、使おうと気があればオンラインでの仕事依頼もなれてくるので、今できなくても問題はありませんが、さすがにやる気がないとなるとかなり厳しいです。
オンライン秘書の相場・費用
オンライン秘書の相場・費用についてです。
オンライン秘書の相場については、時給換算でやるとわかりやすいと思います。
オンライン秘書の相場は月30時間稼働の4000円弱が最も多い価格帯です。
一番安い価格帯がフジ子が2000円代さん。
3000円前後がHELP YOU。
4000円代がCasterBiz。
継続率の高さからHELP YOUやフジ子さんに頼むのがおすすめです。
※HELP YOUの継続率は97%、フジ子さんの継続率は90%です。
ベンチャー企業にオンライン秘書がおすすめ
オンライン秘書はベンチャー企業におすすめです。
ベンチャー企業にはバックオフィス業務の採用や教育にお金をかけるだけの予算や時間がもったいなかったりします。
バックオフィス系の採用・教育にかけられるその時間とお金があったら、他のところに有効活用すべきでしょう。
オンライン秘書の中で一番安い料金帯のフジ子さんさんでは、一番安いプランで1,500円とバイトや派遣とそんなに変わらないので、どう考えてもお買い得です。
予算が限られているベンチャー企業であれば、オンライン秘書を使ってみましょう。
おすすめのオンライン秘書
ここまでオンライン秘書とはなにかについてご紹介してきました。
次に、おすすめのオンライン秘書についてご紹介します。
HELP YOU：継続率97%
おすすめのオンライン秘書2つ目がHELP YOU。
HELP YOUは三井不動産や楽天など大手も導入しているオンライン秘書です。
料金は時給換算で3,300円と若干高めですが、幅広く対応している点が好評を受けています。
また、バックオフィス系の仕事を任せる時にどのようにお願いしていいか悩むと思いますが、HELP YOUでは
その部分をヒアリングをしてくれて、何をすべきかアドバイスもしてくます。
また、継続率が97%とかなり高く、満足度の高さが伺えます。
バックオフィス系だけでなくて、それ以外のサポートなども行っているので、様々な経営課題がある方は一度ご相談してみるのをおすすめします。
HELP YOU（ヘルプユー）の評判・口コミ！継続率97%と驚異的な満足度をほこる・・・
フジ子さん
オンライン秘書でおすすめなのがフジ子さん。
フジ子さんはリーズナブルでコストパフォーマンスが高いオンライン秘書です。
月30時間稼働で時給換算2300円とオンライン秘書の中でもトップクラスの安さをほこります。
また、安いだけではなく質も高いのがフジ子さんの特徴で、1年以上の継続率が90%と驚異的な数字を叩き出しています。
これだけ継続しているということは、ほぼ満足しているってことですからね。
この安さと満足度で追従してくるオンライン秘書は僕が知る限りではないので、かなりおすすめできるオンライン秘書だといえます。
まとめ
ここまでオンライン秘書とはについてご紹介してきました。
オンライン秘書は安くて優秀な人に働いていただける素晴らしいサービスです。
無料お試しがあるオンライン秘書もあるので、そういったオンライン秘書を使って試してみることをおすすめします。
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