「事務代行」を検討する機会は、会社を経営していれば何度も遭遇します。例えば「事務職員が急に退職してしまった」「事務に追われて中心業務が進まない」など、ケースを挙げればきりがありません。
リクルートワークス研究所の「全国就業実態パネル調査」では、職員の労働時間のうち「本来業務」外に取られる時間は就業時間の25％にも上るという調査結果が示されています。つまり、「本来業務以外の仕事」を業務から外すことができたら、浪費されている25％の労働時間を効率的に本来業務に当てられるのです。
そのためのひとつの方法として注目を集めるのが「事務代行サービス」です。在庫管理や備品発注・電話応対等を代わりに行ってくれる為、自社職員を「本来業務」に集中させてあげることができます。
ここでは、東京でおすすめの事務代行業者をご紹介します。
おすすめの事務代行、外注業者①安い
初めて事務代行業者を検討するのなら、コスト的な敷居は低いほうがいいですよね。事務代行を依頼したがためにかえって人件費以上の経費がかかってしまったのでは元も子もありません。
しかし、安い事務代行業者を選ぶ上で外してはいけないポイントがあります。それは「安かろう悪かろう」にならないこと。事務代行を頼むということは、電話の一時応対や取引先への配布資料作りなど、会社の「顔」になる部分を代行業者に担ってもらうことになります。
コストを抑えながらも、頼んだ仕事の仕上がりについて質が良い業者を選ぶようにしましょう。
フジ子さん：オンラインアシスタントタイプの最安値
オンラインアシスタントとは、「備品の発注」「電話の一時応対」「経理」などの細々とした事務仕事をオンラインで代行してくれるアシスタントサービスのこと。そんなオンラインアシスタントの中でも、コストパフォーマンスが特に優れているのが「フジ子さん」です。
最安値になる場合の利用金額は、「月160時間フルタイム稼働、一時間1390円」。これは「社会保険を掛けて自社社員をフルタイムで雇い入れた場合」に換算すると、時給1100円で雇用したのと同じ計算になります。
オンラインアシスタントというと原則「オンラインで完結する業務」を行ってもらうものですが、「フジ子さん」の場合はオフライン業務も対応してくれるので、実際に秘書を雇った感覚に近く使い勝手が良いと言えます。
住所：東京都中央区銀座6-14-8銀座石井ビル4F
nene：オンラインアシスタントが複数つく
「nene」は、アシスタント複数名体制が特徴のオンラインアシスタントです。利用料は事業所規模に合わせて異なりますが、時給単価で言えば2500円程度。業界平均が時給単価3000円～4000円ですので、コストパフォーマンスは高いと言えます。
また、採用代行・営業事務代行など、専門性を求められる業務に対しての評価も高く、経営者中心に話題になっています。
住所：東京都杉並区堀ノ内1−9−5
Genny：仕事量による月額料金変動なし
決まった事務作業を継続的に依頼したいのであれば、「仕事量が増えても月額料金が変わらない」オンラインアシスタント「Genny」がおすすめです。
Gennyでは、以下の10種類の基本メニューから業務を依頼することができます。
| メール確認/返信代行 スケジュール管理 ドライバー手配/運行管理
アポイント調整 調査/報告 ビジネスランチ/会食予約 出張手配 契約書作成補助 名刺管理 経費精算補助 |
メニュー外業務を依頼できないところが難点ですが、そこに問題を感じないクライアントであればとても便利なオンラインアシスタントと言えるでしょう。
基本料金は、スタンダード・12months・18 monthsの3種類で構成。長期間契約になればなるほど月額利用料が安くなるシステムで、18ヵ月契約の場合月額95,000円でタスク上限なく業務を依頼することができます。
住所：東京都新宿区揚場町2-20
おすすめの事務代行外注業者②質が高い
顧客との信頼関係を大切にするうえで、「業務を委託した為に顧客対応の質を下げてしまった」とあっては元も子もありません。業務の質が高いと評判の代行業者をご紹介します。
I-STAFF：「質」にこだわる大手オンライン秘書
確実性の高い業務遂行、万全の情報漏えい対策を求めるならI-STAFF（アイスタッフ）がおすすめです。アイスタッフは、企業をサポートするパートナーとしての意識が高く、安心して依頼できます。
アイスタッフ最大の特徴は質の高いアシスタント。アシスタント採用率わずか１％程度という狭き門をクリアした人のみが、企業のパートナーとなれるのです。
また情報漏えい対策については、「機密業務の場合社内スタッフがオフライン業務として対応する」「外部記録媒体の持ち込み禁止」「お客様情報を取り扱う端末には最新のセキュリティソフトを導入」 等の情報漏えい対策も充分です。
住所：東京都渋谷区広尾1-3-18 広尾オフィスビル 11階
HELP YOU：業務改善までお任せのアシスタント
HELP YOUは、様々なスキルを持った質の高いアシスタントがチームとなって、業務効率化のための総合代行サービスを提供してくれるサービスです。
HELP YOUはチーム制を取っているため、たとえメンバーが欠けたとしても進捗に滞りがありません。また、バックオフィス業務について課題からヒアリングしてくれるので、業務を代わりにやるだけで終わらせず、「どのようにしたら業務が軽量化するか」までを見越した高いパフォーマンスを発揮してくれます。
住所：東京都品川区西五反田7-22-17 TOCビル 10F 41号
CASTER BIZ：日本初の老舗オンラインアシスタント
CASTER BIZは、日本で初めてオンラインアシスタント業務を開始した老舗サービスです。長年培ってきた経験と実績は、高い安心感をクライアントに与えてくれます。
CASTER BIZでは、クライアントからの依頼内容とオンラインアシスタントを素早くマッチングするための独自ツールを採用。幅広い業務も専門性の高いアシスタントで対応してくれます。
また、オフライン作業サービスについても「Caster Biz Visit」という親和性の高いサービスが提供されています。アシスタントが自発的に「どうしたらもっとよくなるか」を提案してくれるため、会社の仕組みが改善されるメリットがあります。
住所：
キャスタースクエア東京：東京都港区南青山3-1-3 スプライン青山東急ビル4階
キャスタースクエア西都：宮崎県西都市鹿野田11365-1（本社）
キャスタースクエア宮崎：宮崎県宮崎市橘通東4-1-4河北ビル2階 リージャス宮崎内
キャスタースクエア札幌：北海道札幌市中央区北一条西3丁目3 ばらと北一条ビル9階
おすすめの事務代行アウトソーシング業者③フリーランス
オンライン業務でなく、実際にオフィスに来てもらいたい。そんな時はフリーランスに事務代行を依頼するのがおすすめです。
例えば、「基本的にはオンライン業務で良いが、月に2回程度オフィスでの実務をしてもらいたい」など、企業側からのニーズを出しやすいのがフリーランスに依頼するメリット。事務代行をフリーランスに依頼する際、役に立つサービスをご紹介します。
シューマツワーカー：プロ人材を副業ワーカーとして雇う
シューマツワーカーとは、副業を希望するプロ人材と、プロ人材の助けを必要とする企業をつなぐマッチングサービスです。
シューマツワーカーの利用者は、本業となるメイン業務を持っており、あくまで「副業」を希望していると言う特徴があります。そのため、副業採用側には社会保険などのコストがかかりません。
シューマツワーカーの平均時給は2500円程度。プロジェクト報酬ではなく時給計算であることから、忙しい副業ワーカーにとっての敷居が低く、人材が集まりやすいという特徴もあります。
シューマツワーカー：東京都渋谷区神泉町10-10 アシジ神泉ビル8階
クラウドワークス：プロマーカーのあるクラウドソーシング
クラウドワークスは、ユーザー数・仕事依頼数共に国内最大級のクラウドソーシングサービスです。クラウドワークスでは、クライアントが仕事依頼を出し、適応スキルを持ったクラウドワーカーが立候補するかたちでマッチングが進みます。
クラウドワークスには「プロクラウドワーカー」という独自のマーカー制度が導入されています。このマークがついているワーカーを選ぶことで、「納品完了率90%以上の実行力」を持った、「総合評価4.8以上と顧客満足度の高い」「売上実績がある」ワーカーをフィルタして探すことができますよ。
まとめ
事務代行を探す時、やはり東京の業者を探すほうが多くのメリットが望めます。業者自体の経験値、物流のスムーズさ、オンライン業務をする上での情報網の発達など、東京であるが故の利点が多いためです。
しかし、事務代行をお願いするときに気をつけておかなければならないのが「事務代行を依頼したがために顧客離れを起こしてしまう」こと。中には質の伴わない代行業者も紛れ込んでいるため、契約時の印象だけでなく、利用業者による口コミや、代行実績のある業者を選ぶようにしてくださいね。
