バックオフィスの業務効率化におすすめの方法やツール・サービスをご紹介!

バックオフィスの業務効率化におすすめの方法やツール・サービスをご紹介!

「バックオフィスの業務効率化におすすめの方法を知りたい」
「バックオフィスのツールやサービスってどんなものがあるの?」


と、興味はあるけど詳しくはわからないなぁ・・と思っている方は少なくないと思います。

バックオフィスは、目立たない裏方の仕事ですが、企業活動にとって絶対に欠かせない役割。そんなバックオフィス業務を効率化するための、便利なオンラインサービスが近年いろいろと登場しています。うまく活用できれば、大きな経費削減と売上増加につながるのです。

本記事では、バックオフィス業務の効率化を図れる、オンラインを活用した具体的な方法やおすすめツール・サービスをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

バックオフィスの業務を効率化する方法

バックオフィスの業務を効率化する方法として、近年よく使われるのは以下の3つです。

1. クラウドサービスを使う
2. コンサルティングを利用する
3. バックオフィスサービスを使う

これらについて、詳しく解説します。

クラウドサービスで自社システムを管理する

1つ目は、クラウドサービスで自社システムを管理する方法です。

「クラウドサービスてよく聞くけど何だろう?」と思っている方も少なくないのではないでしょうか。

クラウドサービスとは、インターネットなどのネットワークを経由して、データを保存・管理ができるシステムです。例えば、One Drive (Microsoft) やGoogle Document (Google)などがあります。オンライン環境さえあれば、場所を選ばず利用できるのが便利ですね。

そして、クラウドネットワーク上で動くソフトの利用は、経理・法務・採用などさまざまな場面で近年急激に増加しています。

参考までに、総務省の平成30年度の「通信利用動向状況」によると、国内でクラウドを利用している企業は約60%。利用した会社の中で「効果があった」と回答している企業は80%を超えていました。実際使って満足している企業が多いため、今後も増えていくことが予想されますね。

自社のネットワークでシステム管理や共有データ保存をすると、自社独自のデータセンターやメールサーバーのための管理・維持費等の莫大なコストがかかります。また、社外で利用するには専用回線を引く必要があったり、そもそも社外でデータを共有・閲覧・取得することが難しかったりします。

しかし、クラウドサービスで管理すればコストがかからず、さらに、会社へ行かずともデータの取り出しやシェアもできるので、業務効率化に繋がるのです。

【クラウドサービスの例】
Dropbox:クラウド上にファイルを保管できるストレージサービス
freee弥生会計オンライン:クラウド上で経理処理ができるサービス(詳細を後述)
Gsuite:オフィスソフトやストレージなどがパッケージングされたGoogle提供のサービス

コンサルティングを利用する

2つ目は、コンサルティングを利用する方法です。

会社にとって、経理・法務・人事は一般的に専門職が行う作業です。面倒な作業ですが、必須の業務。

これらのバックオフィス作業を効率化するため改革しようと思っても、社内から現状を見ても、何が問題でどうやったら効率化できるのかがわかりにくいですよね。

コンサルティング会社に依頼することにより、客観的に自社の業務内容やフローを精査し、無駄な人員・システムの問題点を見つけ改革案を提案してもらえます。

しかし、少々費用は高めで気軽には利用できないので、十分考えた上で利用する必要があるでしょう。

バックオフィスサービスを使う

3つ目は、バックオフィスサービスを使う方法です。

「事務代行サービス」「アウトソーシング業者」とも言われ、経理・法務・事務等あらゆるバックオフィス業務を代行してくれる業者です。

サービスの主なメリットは、これらバックオフィス業務を効率化でき、より良いサービスや売上向上に繋がるという点です。

社員が売上に直結しない雑務に翻弄され、コア業務が出来ていない状況は多々あります。雑務を外注すれば、社員がコア業務に専念できるのです。

クラウドツールと同様に、あらゆる業種で利用できます。しかし、業者によってサービスの提供範囲や強みが変わってきますので、数社を比較検討した上での利用をおすすめします。

【バックオフィスサービスの例】
フジ子さんHELP YOU:バックオフィス業務全般を外注できる業者(詳細を後述)
Wheat:経理代行に特化したサービス
リロクラブ:福利厚生提供のアウトソーシングサービス

おすすめのバックオフィスサービス

いざバックオフィスサービスを調べてみようと思っても、「業者がありすぎて、どれを選べばいいかわからない…」と感じている方も多いでしょう。

ここからは、おすすめのバックオフィスサービスをご紹介します。

フジ子さん:低コストで高い実務能力の定評

画像:フジ子さんトップページより

フジ子さんは、低コストながら高い業務クオリティが好評の業者です。

時給換算で1390円から依頼でき、他の設備費等は一切かからず、翌月解約も可能。導入するハードルは低いといえます。

そして、優秀なスタッフが揃っているのも特徴です。実務経験が豊かで専門性も高いスタッフたちが、あなたの業務をチームでサポートしてくれます。

下記のコメントのように、大手企業の社長・役員陣からも絶大な信頼を得ています。

優秀なアシスタントがいるからこそ、生産性の高い仕事に専念できる

フジ子さんトップページより

業務依頼範囲が広いのも強みです。事務作業はもちろん、WEBサイト更新、広告バナー制作などさまざまな業務を依頼できます。

さらに、今は2時間の無料トライアルも利用できます。事前にスタッフの能力を実感してから導入を決められるのはありがたいですね。

HELP YOU:平均継続率98%の信頼性

画像:HELP YOUトップページより

HELP YOUは、平均継続利用率98%を誇り、楽天やNTTデータなど大手を含む250社以上に利用されている業者です。

スタッフの採用率は1%。厳しい選考を勝ち抜いた優秀なスタッフがチームで対応してくれます。

チーム対応と聞くと、「いろいろなスタッフとやり取りしなければいけない…」と思われるかもしれません。しかし、HELP YOUなら一括担当窓口に依頼の連絡をするだけで、そこから各スタッフに業務を振ってくれます。コミュニケーションの負担が少なく、無駄なやり取りゼロで仕事依頼が可能なのです。

バックオフィス業務全般を請け負ってくれるので、「こういう仕事は頼めるかな…」と考えている方も、気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

バックオフィス業務効率化に有効!おすすめのツール

バックオフィス業務の中でも、会計はどの企業も必ず取り扱う分野です。日々の経理・会計業務をトラッキングし、経営状況を確認することは、企業として必須事項です。

次は、その会計に焦点を当てて、おすすめのツールを紹介します。

freee株式会社:会計ソフトで中小企業のシェアNo.1

画像:会計Freeeトップページより

会計Freeeは、中小企業のシェアNo.1といわれるクラウド会計ソフトです。

請求書作成、経費精算、入金・支払管理など経理関連業務を一括で管理可能。クラウドにより、複数名で同時に利用でき、面倒な手続き不要で自動更新され、自動バックアップも付くため安心できます。

導入後、「ユーザーの80%が業務時間を半分以下に削減できた」という調査が出ており、高い効果が期待できますね。

クラウドソフトですが、実は顧客サポートも充実しています。何か疑問点があれば、電話・メール・チャットなどで質問も可能です。

今なら最大30日間の無料トライアルも試せますので、サービスを先ずは実感してみることをおすすめめします。

料金体系は下記の通りです。法人向け、個人向けプランがあり、価格によりメニュー内容が異なります。

法人向けプラン
①ミニマム  (月々1,980円 )
②ベーシック (月々3,980円 )
③プロフェッショナル(月々39,800円~)

【個人向けプラン】
スターター ( 月々980円)
スタンダード( 月々1,980円~)
プレミアム ( 年額39,800円~)※年額のみ

弥生会計オンライン:21年間連続売上実績No.1

画像:弥生会計オンライントップページより

弥生会計ソフトは、業務ソフト部門21年間、申告ソフト部門16年間売上トップの実績を誇ります。

また、全国10,000以上の会計事務所が弥生とパートナーシップを結び、弥生製品を熟知した全国のパートナー会計事務所を無料で紹介するサービスも利用できます。業界では、最大の組織であり知名度も高いです。

同社は、セキュリティや互換性、国産ソフトウェアの品質の良さを世界で通用することを認証する一般社団法人コンピュータソフトウェア協会(CSAJ)の「PSQ認証制度」を取得しており、高い信頼感が期待できますね。

操作感については、入力の手間が少なく使いやすいと、さまざまな企業に好評です。

ワンクリックでいろんなレポートをきれいに作成してくれるので、すごく時短になります

勘定科目のちょっとした順序や、簡潔な説明等が分かりやすく、勘定科目を見つけやすいです。むしろ、これまでより円滑に入力出来るようになりました

https://www.yayoi-kk.co.jp/interview/user/detail/89/index.html

料金は下記のとおりです。

製品+セルフプラン:年額26,000円
初期2カ月間電話/メール/チャット等

製品+ベーシックプラン:年額30,000円
電話/メール/チャット等サポート付

こちらも最大2か月無料体験を申し込めるので、実際の使い勝手を実感したうえで検討できるのは嬉しいですね。

まとめ

今回は、バックオフィス業務を効率化する方法3つと、おすすめのバックオフィスサービスや会計ツールを解説しました。

バックオフィス業務は、どの企業にも必ずあり、時には面倒くさいと感じることもあるはずです。しかし、上記のツールやサービスを、自社の非効率な業務や改善できるところに焦点をあて導入することで、飛躍的に業務の効率性を上げられるでしょう。

本記事が、実践の参考になれば幸いです。

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