オフィスには様々な人が出入りするものです。
最近はリモートワークも一般的になってきているので、社員の他にも事務所に出入りする人の数にムラがあることも考えられるでしょう。
鍵の共有することや、誰が保持しておくのかなど、入退室に関して生じる問題は多種あるのではないでしょうか？そこで、多様化する働き方に合わせやすい入退室管理システムとして、Akerunは優れています。
鍵の管理や共有が容易で、セキュリティを高めるのにも良いAkerunについて解説します。
Akerunとは
Akerunとは、株式会社フォトシンスがサービスを提供している、スマートロックデバイスです。
スマートロックデバイスって聞き馴染みのない言葉だと思いますが、使い方は簡単でスマホのアプリなどを開いた状態でドアの近くにスマホをかざすと鍵の開け閉めができます。
通常、ポケットや財布などから鍵を出さないといけませんが、アプリなどで簡単に鍵の開け閉めをできるようになります。
また、複数人利用者いると誰が鍵を持つかなど問題が出てきますが、Akerunではアプリをインストールして、アクセス権限などを渡すだけで鍵の開け閉めができるようになるので、かなり便利なツールです。
Akerunの仕組み
AkerunはスマホとBluetooth4.0で接続されており、鍵がなくてもドアの開閉ができます。無線を使うので、接触をせずに鍵を開けることが可能です。一般的なドアの、サムターンと鍵が離れているタイプのドアに張り付けて使用します。
カードリーターを使うことで、アプリだけでなくICカードでも開錠できるのがポイントです。Akerun Managerシステムと連携させることで、ユーザーに権限を付与したり、遠隔で鍵の開閉もしたりすることができます。
基本的にはBluetoothで鍵の開錠を行うのが仕組みです。さらにAkerun Managerでは、インターネット上で鍵を付与できる仕組みとなっています。
Akerunの特徴
主なAkerunの特徴を見てみましょう。工事が不要なので、簡単に取り付けられることや、導入までの費用が安いということが大きな特徴です。
工事不要
ドアの鍵がある部分に貼り付けるだけで、入退室管理システムを導入できるので、非常に簡単です。誰がいつ入室したのかも、管理することが可能です。
通常であれば、鍵を入れ替えたりする必要があります。入れ替え工事には、施工費と機器を合わせて、設置費用として40万円から50万円かかるのが通常です。しかし、Akerunであれば工事も不要なので導入が簡単です。
オンライン鍵管理システムで一括管理
オンライン鍵管理システムを使用することで、ゲストにアプリのダウンロードをしてもらわなくても、鍵を渡すことができます。管理者から受け取ったURLをクリックして、かざすだけで開錠ができるようになります。
従来の鍵は、実際の鍵を渡さなければ開けることができませんが、メールやLINEだけで権限のやり取りをすることができるのが特徴です。
※オンライン鍵管理システムとは
リモート機器とセンサーを組み合わせることで、Akerunが常時インターネットに接続されます。URLで合鍵を作成したり、利用者の管理をしたり、また勤怠管理も行ることができるシステムです。
24時間体制のサポート
スマートフォンを無くしてしまった時や、万が一故障してしまった時でもAkerunは24時間体制でサポートしています。スマホを無くしてしまった時や、トラブルが起きた時でも、サービスの停止やトラブル解決のサポートなどを依頼できるのが特徴です。
導入後のトラブルにも、すぐに対応できるようにサポートが充実しています。
鍵導入費用が安い
大手の入退室管理システムよりも圧倒的な安さで導入が可能です。大手の場合は、10万から100万円ほどかかる初期費用も無料です。さらに通常なら30万ほどかかる取り付け工事費用も、Akerunなら無料なのも魅力となっています。
導入にかかる費用 比較表
| 費用 | 従来の入退室管理システム | Akerun |
| 初期費用 | 10~100万円 | 無料 |
| 設置工事費 | 30万円 | 無料 |
Akerunのいい評判・口コミ
Akerunを使ってみた企業などの良い口コミや評判を見ていきます。工事が不要なので、導入が簡単ということや、従来の鍵との併用が可能なことが好評です。
工事が不要で簡単取り付け
工事が不要で貼り付けるだけで、すぐに導入できるのが良い評判です。両面テープで取り付けるだけですので、誰でもできる作業です。工事を行うと、設置に費用がかかるだけでなく、退去する時に原状復帰費用がさらにかかります。
できるだけ費用を抑えて入退室管理システムを導入したい時に、簡単に取り付けでき、工事費用もかからないAkerunは良い評判を集めています。
従来の鍵も使えて便利
別の良い評判の理由は、従来の鍵も使うことができることです。入退室管理システムを導入したからと言って、すべての鍵を交換する必要もなく、従来の鍵を使うことも問題ありません。万が一閉め出された時も、予備の鍵を持ち歩いていると安心できます。
2段階認証でセキュリティアップ
アプリにログインする時に、2段階認証をすることができるようになりました。鍵の管理をしているので、セキュリティ対応をアップできるのは、良いポイントです。2段階認証に対応したので、自社でも導入できたという声もあります。
Akerunの悪い評判・口コミ
Akerunの悪い評判や、ここがいまいちという点も見ておきましょう。導入を考慮する時にはデメリットについて考えるのも大切です。
スマホがないと鍵の共有ができない
通常の鍵の場合は、鍵を持っていると入ることができます。
しかしスマホがないと鍵を開けることができないというのがデメリットという声も。
現在ではほとんどの人がスマホを持っているので、大きなデメリットではないにしても、スマホの充電が切れてしまった時はどうするかなどが問題になることもあります。
充電が切れないように、スマホの電池残量に気を付けておくようにしましょう。
通信が遅い時がある
少し前の口コミでは、通信が遅いという情報もありました。しかしアプリのバージョンをアップさせることで、ほとんど解決できることでしょう。Androidの場合にアプリの動作が安定しないというケースもあったようですが、サポートの改善策を実施することで解決したという口コミもありました。
もちろんAkerunでも通信対策をしているので、通信速度はこれからよりよくなるでしょう。
音が気になる
鍵が開閉されるときに、動作音がします。それが耳障りという声があります。動作音は、今後の改善に期待したいですが、モーターで動作をするので、仕方がない部分でもあるでしょう。実際に使っていると、慣れてくるというのも事実です。
例えば、電車の線路のそばに住んでいたことがあったとしても慣れました。Akerunの動作音はもっと小さいので、慣れるのもすぐでしょう。
Akerunを使った方がいい企業
Akerunの特徴や使い方を見た上で、Akerunを使うと良いケースをご紹介します。スタートアップ企業や、シェアハウスなどで導入例が増えている入退室管理システムです。
複数人で鍵を管理したい場合
インターネット上で鍵をシェアしたり、時間限定で鍵を作成することもできます。実際の鍵の場合には、複数人で鍵を管理したり共有したりするには、合いかぎの作成が必要となりました。
実際問題として、従業員が10人以上いるオフィスの場合には、全員が鍵を持つことは不可能でしょう。鍵を持っていない人は、オフィスが開いていない可能性があるので、朝早くオフィスに来ることができません。
しかしAkerunの入退室管理システムでは、インターネット上で鍵を作成し、共有できるので、管理が非常に楽になります。
例えば、一般のオフィスだけでなく、シェアハウスやシェアオフィスは、複数の異なった人が出入りすることが多いでしょう。Akerunなら鍵の悩みを解決できます。
時々しか来社しない社員もいるケース
政府の働き方改革もあってかフリーランスや在宅ワークが一般的になってきています。それで時々した来社しない社員やフリーランスの方も多いという企業もあるでしょう。Akerunの入退室管理システムなら、この働き方の変化にも対応しやすいです。
一時的にでも鍵を発行できるので、時々しか来社しない場合でも、来社時に合わせて鍵を発行することが可能です。もちろん新入社員が来ても、すぐに鍵を発行することもできるのが魅力です。
入退室管理をしたい場合
メールやチャットツールと組み合わせて使うことができます。クラウド勤怠管理システムとAPI連携すれば、自動で出社や退社時刻を管理可能です。
最初の入室時間と退室時間が、自動で記録されるので、タイムカードなどを使う必要がなくなります。働いている時間よりも、退室した時間をベースに記録するので、より社員の勤務状態がわかりやすくなるのが特徴です。
勤務時間を積極的に減らすことで、従業員の健康管理にも役立てることが可能。入退室管理システムは、入退室を管理するだけでなく、企業の働き方も改善するために活用できるのです。
Akerunを使わない方がいい企業
多くのメリットがある一方で、Akerunを使わない方が良い企業もあります。いつくかの例を考えましょう。
スマホやカードをかざすのが不便だと思う場合
入退室管理システムのAkerunでは、スマホのアプリを使って、もしくはNFC対応ICカードをかざすことで、ドアの鍵が開きます。スマホのアプリを起動するのが面倒という声もあるかもしれません。
実際に起動して開錠までにかかる時間は、それほど多くないのですが、実物の鍵の方が良いという企業の場合はおすすめできません。今では、スマホも交通系ICカードも持っていないという方はほとんどおられないことでしょう。
スマホを持ち出すことがない時には、ICカードで開錠ができるのですが、どちらも持ち出すのが不便となれば、入退室管理システムの導入が難しいでしょう。
SNS認証ができない方がいる場合
鍵を共有するのには、SNS認証する必要があります。アプリをインストールしてから、ユーザー登録する必要があるのですが、その際にSNSで認証コードを受け取らなければいけません。
データSIMを使っていると、SNS認証できないので、アプリを使うことができません。URLを使って鍵を共有することもできますが、アプリを使えないケースがあれば、1つのデメリットになるでしょう。
社員が多くない場合
当たり前のこととなりますが、社員が少ないのであれば、鍵を渡せるので入退室管理システムを導入するメリットが少なくなります。イメージとして、7人以上になると全員に鍵を渡しておくのが難しくなるでしょう。
目安としてスタートアップ企業でも、10人くらいから入退室管理システムが欲しいと感じ始めます。さらに20名ほどの従業員になったタイミングで導入を真剣に考慮する企業が多いようです。
Akerunの導入事例
Akerunを導入した企業の例を見てみましょう。3つのタイプの企業で、Akerunを導入することで、業務の効率化や鍵に関わる問題を解決することができています。
オフィスの拡大のタイミングで導入
高度なセキュリティインフラの整備が必要な企業で、入退室を管理するために、Akerunを導入した例があります。社員が増えていることから、移転が決まっている時に、他の入退室管理システムでは工事が必要になる仕組みになっています。
退去が決まっているので、原状回復工事を行うのに無駄になってしまうのが問題でした。しかしAkerunなら、工事無しで入退室管理システムが導入可能です。将来の事務所の移転を見込んでも、入退室管理システムを導入することができたのが、大きなメリットとなった例です。
スタートアップ企業での導入
スタートアップ企業では、オフィスが移転することもしばしばあります。またオフィスだけでなく、レイアウトが変更になった時でも、容易に設置場所を変更できるのがメリットです。
電子錠を導入した際には、数十万円から100万円ほどのコストがかかっていました。しかしAkerunの入退室管理システムなら自分たちで設置できるので、大幅にコストダウンさせることができました。
元々持っているスマホやICカードを鍵として使えるので、導入が手軽になります。使用感やコストなどの総合的な観点からAkerunを導入された例です。
株式会社ユーザベースの導入事例
シェアハウスの鍵を共有
シェアハウスでの問題点として、チェックアウト時には誰かが立ち会う必要があるという点がありました。Akerunを導入することで、オートロック機能が使えることで、チェックアウト時に立ち会う必要がなくなったのがメリットでした。
スマホのバージョンが古い人には、URLで鍵を発行することができるので、多くの人に使ってもらえるようになったのも良い点です。ライフスタイルがさらにスマートになるように、Akerunのサービスから恩恵を得られている導入例です。
まとめ
セキュリティーを高めることが求められている今のビジネスシーンでは、入退室管理システムを導入する必要性が高まっています。Akerunは、初期費用0円なので、導入費用を抑えることができますし、単月からも試してみることができます。どのような使い勝手なのかお試し導入することも可能です。
実際に使ってみないと分からない入退室管理システムですが、気軽に導入しやすいシステムとして、既存や新規のオフィスへの導入を検討してみるのがおすすめです。
Akerunの公式サイトから、ぜひ導入のために見積を依頼してみてください。