アジェンダとは?意味やビジネスでの使い方を徹底解説

アジェンダとは?意味やビジネスでの使い方を徹底解説

ビジネスシーンでよく耳にするアジェンダ。

実際に「アジェンダを作っておいて」と頼まれた場合、的確な手順で準備をすることが出来る人はそう多くないのではないでしょうか。

しかし実は、アジェンダが果たす役割はとても大きく、アジェンダによってビジネスの質は良くも悪くもなってしまいます。

なぜアジェンダがそれほどまでに重要視されているのか、今回は、今一度「アジェンダ意味もひも解きながらご説明していきます。

アジェンダとは?どんな意味なの?

アジェンダとは、元々は予定表を意味する英語が語源となっている言葉です。

「リスト」という言葉に言い換えた方が分かりやすいかもしれません。

つまりアジェンダは、ある特定のテーマに関わる項目を書き出したものということです。

しかし、この場合の「項目」は何でも良いわけではなく、『必ず実現・実行されるべき』項目を意味しています。

そして「アジェンダ」という言葉は、用途によって様々な使用方法があります。

具体的な例をいくつか挙げてみましょう。

政治的な場面

「行動指針」や「政策」といった意味で使われています。

例えば、国連の地球サミットで採択された「アジェンダ21」という文書は、まさに持続可能な開発のための人々の「行動指針」を示したものでした。

ビジネスシーン

議事日程や議題といった意味で使われています。

つまり、会議の際に使われる「アジェンダ」は、会議の議題として予定している内容をまとめたものを指しているのです。

アジェンダを設定する意義、メリット

アジェンダは、会議を効果的なものにするために必要不可欠なものです。

その理由は主に以下の3つです。

【会議前】決めるべき内容を事前に周知することが出来る

会議の前に参加者へアジェンダを共有することで、会議の目的を周知することができ、同じ認識の下で話し合いをすることが出来ます。

そうすれば、出席者も最終的には何を決定しなければならないかを把握した上で、自分自身が何を発言すべきかを事前に考えておくことが出来ます。

【会議中】会議をスムーズに進行することが出来る

そして、それぞれが同じ目的を持った上で発言をしたり、物事を考えたりすると、会議は別の話題にそれることもなくスムーズに進むことになります。

それによって無駄な時間を削減することができ、「会議時間は長かったのに何も決まらなかった…」といった非効率的な会議から脱却することが出来ます。

【会議後】会議後の行動指針がわかりやすい

会議で時間をかけて話し合ったにも関わらず、その後、その話し合いの内容が生かされず、何も実行出来ない、といったことはよくあります。

しかし逆に、同じ目的を持って、必要な内容を的確に話し合えた会議であれば、その後やるべきことも明確になります。

やることが明確になれば、その後にタスク管理をしやすくなるため、業務の効率化に繋げることができます。

以上3点が、アジェンダを設定することで生まれる主なメリットでもあります。

アジェンダの使い方・例文

先にも述べたように、「アジェンダ」は様々な意味合いを持つ言葉です。

それでは、実際の場面ではどのように使われているのでしょうか。

会議の進行予定表としての「アジェンダ」の使い方

会議の場においては、アジェンダを利用することで、議題から横道に逸れることなく、必要な議論を集中して行うことが出来るというメリットが生まれます。

また、時間配分もしやすくなるので、タイムテーブルのような役割も同時に果たしてくれているといえるでしょう。

そういった会議の進行予定表としての意味で、「アジェンダ」という言葉が使われるとしたら、以下のような会話が考えられます。

例文:

『今回は新規プロジェクトについて話し合いをします。事前に共有させて頂きましたアジェンダに沿って、進めさせて頂きますので宜しくお願い致します。』

行動計画としての「アジェンダ」の使い方

アジェンダは、会議の中での予定表という扱われ方をする一方で、今後の行動指針を示す意味でも使われます。

それは政治的な場面でも使われますが、普段のビジネスシーンでも使われることがあります。

具体的な使われ方としては、以下のような会話の中で使われます。

例文:

『今後のアジェンダを立てるために、チームで話し合いたい。』

アジェンダの作り方

それでは実際にアジェンダ作る際、気を付けるべきポイントについてご説明します。

必ず記載すべき項目をおさえる

アジェンダに載せるべき必須項目は以下の7項目です。

基本的な内容になりますが、参加者に事前に内容を確認してもらうことが目的なので、漏れなく記載するようにしましょう。

1.議題内容

2.日時

3.場所

4.参加者

5.議題の順序(時間配分)

6.目的

7.配布資料

内容を記載する際は箇条書きが鉄則

議題内容について、詳細を文章として記載することは必要ありません。

あくまでもアジェンダは、会議をスムーズに進めるための計画表です。

議題内容については、会議の中での自由な意見交換の中で形作られていきますので、初めから細かく内容を記載することは避けましょう。

時間配分を考えて余裕を持った組み立て方をする

会議が長引いてしまうということはよくあることです。

そういった場合、ほとんどは終わりの見えない議論をダラダラと続けているだけで、的確な結論に行き着かないものです。

また、会議が長時間続くと集中力も切れてしまうので、結果的に多くの時間を費やしたのに内容の薄い会議になってしまったということになりかねません。

だからこそ、時間配分には十分気を付けてアジェンダを作成すると良いでしょう。

また、時間配分を考える上では、話し合う議題の数も重要になってきます。

1度の会議でいくつもの議題を話し合うと、予想以上に議論に時間を費やしてしまう可能性があります。

出来るだけ、1度の会議では1つの議題のみでアジェンダを作るようにしましょう。

まとめ

今や、業務の効率化は、どの会社でも避けては通れない課題となっています。

限られた時間の中で業務を行い、最大限のパフォーマンスを発揮することが求められています。

一方で、会議に長い時間を費やしている会社もまだまだ多く、だからといって大きな利益を生み出しているわけではないというのが現状です。

その中で、アジェンダを活用した会議の運営によって、ビジネスの質やスピード感が上がるということであれば、アジェンダを活用しない理由はありません。

アジェンダ作成は、個人の業務整理をする上でもとても役に立つ方法の一つです。

アジェンダを有効に活用して、会社・個人共に効率的なビジネスを実現しましょう。

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